Mobil Arbetsorder underlättar för både tjänstemän och hantverkare
Lödde Plåt behövde något som fungerade både för tjänstemän på kontoret och för hantverkarna ute på byggena. I Pyramid Business Studio finns modulerna Mobil Arbetsorder och Tidrapportering. Vi på KR System presenterade lösningen för Lödde Plåt. Ronja Andersson på Lödde Plåt är nöjd med hur smidigt det har varit att implementera och komma igång.
I detta reportage berättar vi om hur Pyramid Mobil arbetsorder och Tidrapportering tillgodoser behov både hos personal på kontoret och ute på byggarbetsplatser.
Ronja Andersson, Back Office Manager och Vincent Magnoff, Plåtslagare, från Lödde Plåt samarbetade med Viktor Lindh och Sandra Svantesson, Verksamhetskonsulter på KR System i Malmö.
Snabb och smidig implementering och uppstart
Viktor Lindh, verksamhetskonsult på KR System är nöjd med hur projektet gått. ”Med ett kort driftstopp, bra kommunikation och lättförståeligt system för medarbetarna på Lödde Plåt, gick uppstarten inklusive utbildningen snabbt och smidigt.”
Det här var några av stegen i projektplanen
- Inventering av behoven för både administration och hantverkare
- Projektplanering
- Lödde Plåt förberedde uppgifter i sina register.
- En test och pilotgrupp med fyra personer från Lödde Plåt provkörde upplägget i appen
- KR System utbildade en vecka före start. Då hade personalen kört appen lite själva och lärt sig grunderna.
- Utbildningen gav de anställda tips och funktioner som är bra att känna till och inkluderade en frågestund.
Engagemang är viktigt
“Engagemanget från kunden var viktigt och gjorde att de kunde komma igång så snabbt,” säger Viktor Lindh, KR Systems verksamhetskonsult i Malmö. Vincent Magnoff var en av plåtslagarna i test-och pilotgruppen som bidrog med positiv anda och konstruktiva frågor.
”Viktor Lindh, KR Systems verksamhetskonsult i Malmö och Vincent Magnoff, Plåtslagare på Lödde Plåt har kul på jobbet.”
Plåtslagaren Vincent kommenterar appen
Vincent Magnoff är plåtslagare hos Lödde Plåt och har jobbat på företaget i 16 år. Han ingick i test- och pilotgruppen när appen för Mobil Arbetsorder och Tidrapportering i Pyramid Phone Edition skulle börja användas. Vi intervjuade honom en dag på jobbet och fick chansen att se hur han använder mobilappen i verkligheten.
Vincent tycker att appen kommer att ge översikt på alla projekt och allt som rapporterats in. Det går snabbt att fylla i rapportering och dessutom kan körersättning enkelt fyllas i. ”Tidrapporteringen är bra. Den är enkel och smidig och man ser bra vad man har skrivit i. Framförallt att man kan gå och se i sammanfattningen och se – oj, nu blev det många timmar den dagen… eller väldigt få timmar den dagen.” säger Vincent. ”Med orderlistan och ordersöken får vi en bra överblick över våra jobb och det är bra att man kan söka på både namn och nummer,” fortsätter han. På frågan vad som är bäst med appen, svarar Vincent direkt; ”Översikten – att man ser vad man har lagt in och slipper hoppa in och ut ur olika byggen”. Han gillar också funktionen att kunna lägga till bilder och framförallt se vilka bilder som redan ligger där. ”Det använder vi mycket och det är skönt att de får in det i datasystemet direkt. Det besparar en massa onödigt jobb för kontoret” säger Vincent när vi avrundar intervjun.
Funktioner i Mobil arbetsorder och Tidrapportering
Koppla bilder till projektet
På plats kan plåtslagarna fotografera för att dokumentera resultat, visa fel, problem eller notera frågor. Bilderna kopplas till projektet och sparas i order/projektcentralen där de är tillgängliga för alla anställda. då bilderna är daterade och kopplade mot projekten, kan de granskas långt i efterhand. Om en kund ringer efter två år och frågar om något takarbete, kan bilden hittas via projektet.
Personlig orderlista med aktiva jobb
För hantverkare är det viktigt med enkel och lätt rapportering. Med Mobil Arbetsorder via Pyramids Phone Edition får plåtslagaren sin egen personliga orderlista med aktiva jobb direkt i telefonen. Jobben tilldelas av administrationspersonalen på kontoret. Direkt när plåtslagaren avslutar ett jobb, försvinner det från listan.
Hitta rätt med kontaktuppgifter och karta
I listan med aktiva jobb får personalen tillgång till kontaktuppgifter och adresser. För att enkelt hitta till sina tilldelade jobb kan de använda sig av kartfunktionen.
Körersättningsfunktion
Körersättningsknappen är en kundspecifik funktion som KR System utvecklat för Lödde Plåt. Med den kan de via Mobil arbetsordervyn i telefonen, rapportera in kostnaden för körningen direkt på projektet.
Enkelt välja tidkoder
I Pyramids tidrapportering, tillgänglig via Phone Edition och Mobil Arbetsorder, finns tidkoder som enkelt väljs för rapportering av vad som utförts och hur länge.
Det digitala är viktigt för Lödde Plåt
Lödde Plåt är ett auktoriserat företag inom byggnadsplåtslageri i Sverige. Som sådant ska de arbeta effektivt och ha kontroll på arbetsprocessen hela vägen. Utveckling av Pyramid är ett led i processen att digitalisera och ”därför var det viktigt för oss att noga analysera behoven för de olika avdelningarna och få fram rätt funktioner”, säger Ronja Andersson, Back Office Manager, Lödde Plåt.
Ronja ledde projektet hos Lödde Plåt och hon planerade delprojekt för att göra det hanterbart. Den 1 maj togs ett stort kliv när Pyramids tidrapportering, projekt- och offerthantering och CRM/Säljstöd implementerades. ”KR System känns professionellt. Vi har fått bra hjälp av konsulterna Viktor Lindh och Sandra Svantesson. Sedan KR System presenterade projektplanen har vi hela tiden kommunicerat löpande och haft avstämningar. Vi har följt planen bra och sjösättningen skedde i tid. Kvar finns nu bara några få delprojekt,” säger Ronja.
Lättare att nå ut och hålla ordning på projekten
Mycket av arbetet låg på Lödde Plåt själva. De behövde analysera behov och besluta om arbetsflöden för olika avdelningar. Delprojektledare utsågs och avdelningars representanter ingick i pilotgruppen för att förmedla gruppernas intressen.
Målsättningen var att få snabbare kommunikation i verksamheten, vilket uppnåddes bland annat genom att kunna dela bilder och meddelanden enklare. Dessutom ville det få projekthantering och ekonomiavstämning i ett och samma system. Plåtslagarna godkänner numera tiderna för veckan i realtid och löpande. Det innebär en lättare, snabbare och smidigare hantering för projektledaren att göra sina avstämningar på projekten.
Viktigt att medarbetarna ser nyttan och enkelheten
Det var viktigt för Ronja att medarbetarna såg nyttan med förändringarna och att det var enkelt. ”Jag tycker att det har blivit så. Det har varit en positiv anda i företaget”, säger Ronja. Hon har försett medarbetarna med manualer och annan information, vilket varit uppskattat. Hon har också sett till att det har hållits interna avstämningar regelbundet nu efter uppstart. Där görs genomgång av hur vissa moment går till och medarbetarna får chans att ställa frågor.
Eftersom digital rapportering användes i det tidigare systemet, fanns det redan en stor förståelse för det digitala hos medarbetarna. Det gjorde det väldigt lätt att byta till Pyramids hantering.
Exempel på arbetsflöden
- På kontoret märks projekten med en arbetsgrupp. Arbetsgruppen innehåller ett antal plåtslagare som alla får projektet direkt i appen, snabbt och smidigt.
- Plåtslagarna tidrapporterar direkt på sina projekt i mobilen. Ronja upplever att de flesta hantverkare tycker om appen med Pyramids Tidrapportering och hur den fungerar i arbetet.
- Innan de rapporterade tiderna belastar projekten i Pyramid måste de attesteras av projekt- eller arbetsledare. Attestering görs inifrån Pyramid i en överskådlig attestrutin per användare och vecka. Därefter förs det över och belastar projektet.
Om du är intresserad av en liknande lösning för din verksamhet är du välkommen att kontakta våra säljare via vår växel 010-130 19 00. Kontaktuppgifter finns även på krsystem.se/kontakt/.
I reportaget:
Ronja Andersson, Back Office Manager på Lödde Plåt
Vincent Magnoff, Plåtslagare på Lödde Plåt
Viktor Lindh, verksamhetskonsult på KR System i Malmö
Sandra Svantesson, verksamhetskonsult på KR System i Malmö
Kort om Lödde Plåt AB
Lödde Plåt AB är ett plåtslageri med ett större uppdrag. Sedan 1963 har de verkat inom byggnadsplåtslageri med främst entreprenad- och serviceuppdrag i Skåne. Under de senaste åren har Lödde Plåt expanderat och företaget är idag en ledande aktör på marknaden, med ca 70 anställda och verksamhetsorter i Malmö, Lund, Helsingborg och Kristianstad.
Se hemsida https://www.loddeplat.com/
