Nya flöden passar Thagekoncernens verksamhet idag
Thagekoncernen började med byggföretaget Thage Anderssons Byggnads AB i Tollarp 1947 och har sedan dess växt och utvecklats till Thagekoncernen som inkluderar byggverksamhet med egen entreprenad-, byggservice-, håltagning- och snickeriavdelning, samt plåtslageri, smide och fastighetsförvaltning. De har använt affärssystemet Pyramid Business Studio sedan 1994, då med version 2.50l. Våren 2020 stod de inför flera utmaningar i samband med uppgradering från Pyramidversion 3.41A till Pyramid 4 och 4.14A. Den största utmaningen var att lyftet till Pyramid 4 behövde utföras snabbt och att ett serverbyte skulle göras parallellt. Andra faktorer som behövde tas i beaktning var utvecklingen i affärssystemet under åren och Thagekoncernens många integrationer samt nyanställda medarbetare.
I detta reportage kan du läsa om hur KR System blev bryggan mellan Thagekoncernen och deras programleverantörer när affärssystemet uppdaterades och servern byttes ut, på bara tre månader. Bättre flöden i en ny plattform skapade engagemang hos Thagekoncernens medarbetare.
Gun-Marie Offesson, redovisningschef inom Thagekoncernen, var en av flera som samarbetade med KR Systems konsulter och utvecklare. Från KR System har vi i detta reportage intervjuat Katalin Mark O’Neill, verksamhetskonsult och Andreas Thorn, utvecklare.
Utmaningar och oväntade fördelar
Det började i slutet av februari, då det inledande mötet hölls på plats hos Thagekoncernens. Efter klartecken från Thagekoncernen, startade projektet upp i april 2020 mitt i pågående pandemi. Thagekoncernens och KR Systems representanter höll samtliga möten via MS Teams. Eftersom Thagekoncernen har brutet räkenskapsår med årsbokslut per 31 augusti, blev målet att ha hela flytten klar till midsommar 2020.
Trots utmaningarna som vi beskriver i reportaget blev projektet en framgång. Det berodde i första hand på två faktorer, nämligen mycket och välplanerad konsulttid från KR System, samt Thagekoncernens egna och mycket omfattade tester.
Utmaning 1 som blev oväntad fördel – Pandemin tillät enbart digitala möten
Varje vecka hölls avstämningsmöten och dessa var till en början en utmaning eftersom det var ett nytt koncept med möten över nätet. Gun-Marie berättar att hon, så här i efterhand, tänker att det kanske ändå blev bättre med de digitala mötena, eftersom det krävde att varje person samlade ihop allt som behövdes till varje avstämningsmöte. Alla blev mer disciplinerade och arbetet blev tydligare.
Ett av de digitala mötena, med medarbetare från Thagekoncernen och KR System.
Utmaning 2 krävde flexibilitet – Byte av server där alla sökvägar ändrades
En utmaning var det nödvändiga serverbytet parallellt med uppgraderingen. Den korta tiden från beslut till implementering innebar att det inte gick att förbereda sig så noga som de hade velat. ”Integrationerna gick inte att testa i förväg, utan det fick bli i skarpt läge” säger Gun-Marie och fortsätter ”Vi löste problemen lite efterhand”.
För att hålla tidsplanen analyserade KR Systems team vilka arbetsmoment som kunde påbörjas även om förutsättningarna inte var de bästa. ”Vanligtvis görs justeringar av kundspecifika lösningar i en miljö hos kunden som är identisk med den skarpa, för att KR System och kundens medarbetare ska kunna testa så verkligt som möjligt. Det var inte möjligt här. Därför beslöt vi i teamet att istället göra anpassningsarbetet i KR Systems testmiljö. Resultatet blev att vi höll tempot uppe i anpassningsarbetet och kunde fokusera på de andra momenten vid uppgraderingen, när serverbytet var klart”, säger Andreas Thorn, utvecklare på KR System.
Utmaning 3 krävde samarbete med flera parter – Integration mellan Pyramid och externa program
KR System blev en brygga mellan Thagekoncernens personal och personalen hos företagen vars program skulle kopplas till Pyramid. Här beskriver vi kortfattat de integrerade programmen som skulle lyftas med in i den nya versionen.
- De stora mängderna leverantörsfakturor registreras i ReadSoft och bearbetas vidare i MediusFlow för att sedan importeras till Pyramid.
- Kundreskontra registreras i Pyramid och fakturorna hanteras sedan via InExchange.
- Byggsamordnaren är navet i byggprojektens administration och hämtar data från Pyramid för uppföljning.
- AppSys Rent är integrationen där Thagekoncernen hanterar uthyrning av maskiner och användning av material.
Utmaning 4 – Få personalen att snabbt känna sig bekväma med den nya Pyramidmiljön
Både affärssystemet och Thagekoncernen har utvecklats sedan början av 1990-talet. Thagekoncernen har anställt nya medarbetare och det fanns personal som var självlärda i Pyramids äldre versioner. För att se till att alla lärde sig affärssystemet på riktigt redan under testfasen och för att hitta korrekta arbetsflöden i den nya Pyramidversionen, beslutade Thagekoncernen sig för att beställa flera stycken utbildningar. KR System höll först en allmän genomgång om Pyramid 4 för alla i verksamheten som var intresserade och varit aktiva i affärssystemet det senaste året. Det ingick även utbildning med tid för frågor i planeringen. Enligt Gun-Marie är tanken att boka in uppföljning och gå igenom arbetsflödena framöver. Längre fram ska det även planeras in utbildning på individnivå.
Nu skapas förståelse för andra avdelningars arbete
Thagekoncernens ekonomiavdelning tror att en ökad förståelse för varandras arbete gör det lättare att se vad som krävs i flödena. ”Vissa medarbetare jobbar enbart med flöden för inmatning och andra enbart med att plocka ut information. Genom att hålla genomgångar är målet att den som matar in data ska få bättre uppfattning om vad kollegorna behöver hämta ut ur systemet och vice versa.” säger Gun-Marie.
Så får ekonomiavdelningen bättre överblick
En av anledningarna bakom uppgraderingen var ekonomiavdelningens behov att få ut mer data för vidare bearbetning. Gun-Marie Offesson, redovisningschef är nöjd med resultatet efter uppgraderingen. ”Alla på vår ekonomiavdelning var överens om att uppgradera affärssystemet och alla var positiva till det” berättar Gun-Marie. ”Med bland annat Pyramids Redovisningscentral har vi fått en bättre överblick över detaljer och tillgång till ny funktionalitet, samt enklare att hämta ut data från olika nivåer till kalkylblad”.
Så tyckte Thagekoncernen om att lyfta Pyramid
Såhär sammanfattar Gun-Marie projektet:
Alla som har varit involverade har verkligen känt sig engagerade och delaktiga i projektet både med att få komma med synpunkter och ta ansvar.
Vi är nöjda med att det gick att göra på så kort tid. KR System hade fyra konsulter som jobbade mot oss 100%. Så fort vi hade en fråga så var det någon som direkt kunde ta hand om och besvara den.
KR System var bryggan mellan oss och de andra programleverantörerna. Det har i vissa fall varit helt nödvändigt och verkligen förenklat projektet, eftersom vi själva inte kan programmeringsspråket.
Nästan hela gänget samlat i digitalt möte.
KR System visar möjligheterna i affärssystemet
Andreas Thorn, utvecklare på KR System, pratar om glädjen att få visa Thagekoncernens medarbetare möjligheterna i den nya generationen av Pyramid Business Studio. ”Vi möter ibland kunder, som Thagekoncernen, som använt Pyramid under många år och fortfarande har samma arbetsflöden i affärssystemet. De känner inte till alla möjligheter som uppstått, genom de uppdateringar och nya versioner som släppts. Vi ser hos vissa Pyramidanvändare att det kan bli en grund för ökande missnöjdhet med saknad funktionalitet som i slutändan kan leda till att affärssystemet byts ut. Därför blir vi väldigt glada när kunder, som Thagekoncernen, kontaktar oss på KR System och undrar över nya möjliga flöden och möjligheter i den senaste versionen. Om kunden tvivlat gör de samtalen ofta att kunden väljer att behålla affärssystemet och får det smidiga arbetssätt de eftersökt.”
Såhär illustrerar Andreas gapet mellan kundens nyttjandegrad och funktionaliteten i affärssystemet.
- Vid första installerade versionen ligger linjerna nära varandra. Kunden är nyutbildad och nöjd.
- Linjen för programmets kapacitet visar hur funktionaliteten ökar när affärssystemet utvecklas.
- För en aktiv kund som uppgraderar, gör regelbundna lägesanalyser och kunskapslyft följer ofta linjen parallellt med programmets kapacitet. Det ger större kundnöjdhet.
- För en inaktiv kund, dvs en kund som mindre ofta uppgraderar eller kompetensutvecklar och väljer att jobba kvar i befintliga arbetsprocesser, visar linjen att det efter varje ny programversion blir ett större gap mellan kundens nyttjandegrad och funktionaliteten.
”Under och efter lyftet har Thagekoncernen visat stort intresse för vidare utveckling. Därför arbetar vi nu tillsammans med deras medarbetare för att fortsätta hitta fler flöden, som passar verksamheten där den är idag och dit den är på väg,” berättar Andreas Thorn.
Katalin Mark O’Neill instämmer och säger att ”lyftet till Pyramid 4 innebar en bättre plattform som gjorde det möjligt att kunna identifiera effektiviseringsmöjligheterna och även höja kundens kunskapsnivå genom utbildningar”. Hon berömmer upptäckarglädjen och engagemanget hos Thagekoncernens personal och berättar att personalen kom med egna idéer och förslag på funktioner som i några fall blev till kundspecifika lösningar.
”Lite kul kuriosa är att Thage i Skåne AB, byggföretaget i Thagekoncernen, nyligen överlämnade projektet Harven 2 i Lund där systemleverantören av Pyramid, Unikum datasystem ab, nu får sina nya kontorsytor. Det innebär plats för fler medarbetare som utvecklar och supporterar affärssystemet Pyramid Business Studio. Det innebär också fler möjligheter för våra kunder att få kundspecifika lösningar i arbetsflödena genom Pyramids standardfunktionalitet”, säger Andreas Thorn, Utvecklare på KR System.
Fler delprojekt ökar effektiviteten ytterligare
Arbetet fortlöper under hösten. Katalin Mark O’Neill berättar att KR System har påbörjat analysarbetet och identifierat flera punkter där effektiviteten skulle kunna höjas när det gäller projektredovisning och redovisning. Tillsammans med Thagekoncernens engagerade medarbetare fortsätter arbetet med förbättrad utnyttjandegrad av Pyramid.
I reportaget:
Gun-Marie Offesson, Redovisningschef i Thagekoncernen
Katalin Mark O’Neill, Verksamhetskonsult på KR System i Malmö
Andreas Thorn, Utvecklare på KR System i Malmö
Kort om Thagekoncernen
Thagekoncernen har totalt ca 350 medarbetare och består av 5 bolag: Thage i Skåne AB, Plåtexpressen i Malmö AB, Stålsmeden Syd AB, Förvaltnings AB Floresta samt Förvaltnings AB Skräbeån.
Thage i Skåne AB, även kort kallat Thage, rymmer byggentreprenad- och byggserviceverksamheten med specialistavdelningar inom allt från inredningssnickeri till betong och håltagning.
Systerbolagen Plåtexpressen i Malmö och Stålsmeden Syd betjänar Thage och andra byggbolag i södra Sverige. Systerbolagen Floresta och Skräbeån äger och förvaltar bostäder och kommersiella lokaler.
Se hemsida https://www.thage.com/
Se kundreferens https://krsystem.se/referenser/thagekoncernen/
Vårt reportage finns även publicerat i Thagekoncernens egen tidning PI nr 4, 2020.
Dungen, ett projekt som Thagekoncernen är mycket stolta över. Det är Thage i Skåne AB som har byggt projektet i en samverkansentreprenad med Wihlborgs Fastigheter. Thagekoncernens plåt- och smidesverksamhet har också varit med som underentreprenörer i detta projekt.
Om du är intresserad av en liknande analys och uppgradering för din verksamhet är du välkommen att kontakta våra säljare via vår växel 010-130 19 00. Kontaktuppgifter finns även på krsystem.se/kontakt/.
