Enkelt att spegla flera bolag i Pyramid
ELAB och Slöinge Elektriska är två elinstallationsfirmor, med fullservice inom elinstallationer. Här berättar vi om hur de enkelt speglar verksamheterna i affärssystemet med flerbolagsmodulen i Pyramid Business Studio. Läs om standardfunktionalitet och små enkla lösningar som är tids- och kostnadsbesparande i bolagens dagliga arbetsflöden.
I reportaget möter du Sofie Jonsborg, Ekonomiansvarig på ELAB och Slöinge Elektriska, samt Sandra Svantesson, Konsult på KR System i Malmö.
Pyramid Business Studio är ett affärssystem som hanterar flera bolag inom samma koncern på ett effektivt och överskådligt sätt. Vi på KR System hjälpte våra kunder ELAB och Slöinge Elektriska att spegla bolagen och effektivisera några tidsödande arbetsprocesser. Moderbolaget ELAB har mer än 35 års erfarenhet och har använt Pyramid som affärssystem sedan år 2001. Slöinge Elektriska förvärvades år 2013.
”Det har blivit ett stort bolag med ca 85 medarbetare, totalt i båda. Bolagen ser i stort sett likadana ut i sin verksamhet, så för att förenkla valde vi att spegla upplägget i Pyramid,” berättar Sofie Jonsborg, Ekonomiansvarig i båda bolagen. Det är en fördel att bolagen är speglade för då är det samma arbetssätt för alla medarbetare. Ekonomi/administration hanterar bolagen lika i affärssystemet och behöver inte lära sig olika arbetsflöden.
Samma arbetsprocesser för installatörerna
Sofie berättar att de använder Pyramids standard för att bland annat registrera projekt samt hantera leverantörsfakturor, fakturering, reskontror och redovisning. När de kopplade ihop bolagens affärssystem genom Pyramid Flerföretagsmodul, passade de på att se över en del arbetsprocesser. En sådan process är rapporteringen i Pyramid Mobil arbetsorder som utförs med standardfunktionalitet. Ekonomiavdelningen skriver arbetsordrarna på grund av mängden olika typer av projekt och alla elinstallatörer kan rapportera in sina tider digitalt via mobilen.
”Det funkar ju jättebra! Jättesmidigt. Vi har ju allting digitalt, liksom. De lägger in artiklar själva och justerar om de tex köpt ut 100 m och det bara gått 80 så gör de det själva på projektet genom att skriva minus”, säger Sofie.
Som elinstallatörer finns det krav på verksamheterna mot elsäkerhetsverket. Det innebär att de ska utföra elarbete med kontrollansvar. Varje elinstallatör utför uppgiften med hjälp av rapportering i mobilen eller surfplattan. De har ett egenkontrollprogram som ska signeras efterhand som allt utförts och godkänts.
I en anpassad flik i rutin rutin 8013 Order/Projektcentralen kan elinstallatörerna själva gå in i och signera. De kan endast klarmarkera projekt där alla bockar är gröna. Av säkerhetsskäl är det bara ekonomiavdelningen som kan ändra status. Vid arbete som utförs åt kommunen är det ett krav att få med egenkontrollprogrammet. Det skickas med digitalt när projekten faktureras.
Ett möte ger nya perspektiv på dagliga arbetsprocesser
Sofie Jonsborg som är ekonomiansvarig på båda bolagen har tidigare använt affärssystemet Pyramid som anställd på andra bolag, inom andra verksamheter. Med sin bakgrund från en revisionsbyrå har hon erfarenhet från många andra system. Mindre program kan inte anpassas på samma sätt som Pyramid, anser Sofie, som är väldigt nöjd med det arbete de gjort så här långt för att effektivisera.
Sofie berättar att KR Systems konsult Sandra Svantesson satt med Sofie och såg vilka de dagliga rutinerna var. Sedan diskuterade de vad som kunde/inte kunde anpassas. ”Ibland sitter man bara och matar och tänker inte. Att få någon utifrån som ser och säger – varför gör du så och inte såhär, det är så mycket enklare? Det tänker man inte alltid på” säger Sofie.
Även små lösningar kan göra stor skillnad i effektivitet
Sandra Svantesson är konsult på KR Systems kontor i Malmö. Hon berättar att det som Sofie upplever som stora förändringar, egentligen är en samling med mindre lösningar.
”Ibland krävs det enbart några få justeringar i Pyramid för att kunden ska uppleva dagliga rutiner som mycket smidigare och enklare. Den typen av mindre anpassningar är enkla att implementera. De är centrerade inom en liten del och gör ingen stor påverkan på systemet i sin helhet. Det blir helt enkelt inte en särskilt stor apparat att göra en anpassning,” säger Sandra. ”Tiden från beställning tills att det är klart att köra, är kort och inte så kostsam i förhållande till vad den ger i det dagliga arbetet för kunden”.
”Flerföretagsmodulen och standard Pyramid har gett bolagen en stabil grund i Pyramid affärssystem. Sofies och medarbetarnas kunnande och engagemang gör det enkelt att hjälpa till att ta fram rätt arbetsflöden för bolagen,” konstaterar Sandra.
Tre små justeringar skapade förenklat faktureringsflöde
De lösningarna som gjorts i rutin 110 Projekt och 210 Fakturering underlättar arbetet och har effektiviserat manuella moment i båda bolagen.
En av lösningarna gjordes för att underlätta vid orderregistrering. Tidigare fick de manuellt ändra pris rad för rad, när säljaren hade justerat påslag eller rabatter. Sandra förklarar ”När säljaren ger kundspecifika priser finns det numera en anpassning. Den som registrerar ordern kan fylla i en siffra som slår igenom som påslag på samtliga orderrader. Det innebär en stor tidsvinst i arbetsflödet.”
I en annan lösning för projekten, samlas vissa orderrader ackumulerat och andra specificeras radvis. En anpassning gör att de kan markera flera rader och märka med en ackrad, exempelvis Pris enligt anbud, osv. Sofie berättar att det var på t.ex anbudsjobben ”Där ska det inte vara på artikelnivå och ibland satt vi rad för rad och justerade flera hundra artiklar. Nu rasslar allt igenom och tar bort alla rabatter osv.”
Den tredje lösningen berör deras stora artikelregister. ”Idag tar vi emot en leverantörs artikelregister och priser via EDI-flöde på artikelnivå. Det läses in på olika projektnivåer. Ett knapptryck och så är allt inne. En anpassning som gör det så enkelt och som effektiviserar,” säger Sofie.
”När medarbetarna handlar förbrukningsmaterial till projekten, får de en EDI-faktura från leverantören. Den läses in mot respektive projekt via rutin 3880 Import leverantörsfaktura med orderpåföring. I Pyramids standardfunktionalitet uppdaterar EDI-flödet pris och antal. Med hjälp av vår anpassning undantas uppdatering av pris på de rader där priset angivits manuellt,” förklarar Sandra.
”Det är inte alla system som det är så lätt att göra anpassningar i som i Pyramid och vi är så nöjda med KR System som konsult. De kan vår verksamhet och förstår. Det är skönt att veta vem man ska ringa och som har den kompetens vi behöver,” säger Sofie avslutningsvis.
Kort om ELAB
ELAB har mer än 35 års erfarenhet av olika elinstallationer. Vi åtar oss de flesta förekommande uppdrag inom elbranschen. Vi jobbar med såväl små som stora entreprenadjobb och vi vänder oss till både företag och privatpersoner. Våra kännetecken är hög servicegrad, stor flexibilitet och erfaren personal med stor kunskap om säkerhet. Vi arbetar efter kraven i kvalitetsstandarden ISO 9001 och miljöstandarden ISO 14001. Inför varje projekt upprättas miljö- och säkerhetsplan för kunden. Vi använder oss av EIO-Q Ledningssystem.
Se hemsida https://elab-halmstad.se/
Se kundreferens https://krsystem.se/referenser/elab/
Kort om Slöinge Elektriska
Slöinge Elektriska är ett fullservice företag inom elinstallationer. Vi utgår från Halmstad, Laholm och Getinge. Vi vänder oss till såväl privatpersoner som företag och kan hjälpa till med allt från en mindre elinstallation av t.e.x spotlights och larm i hemmet, till större projekt inom entreprenadbranschen. Slöinge Elektriska har en kompetent och kunnig personalstab med hög servicegrad.
Se hemsida https://sloingeelektriska.se/
Se kundreferens https://krsystem.se/referenser/sloinge-elektriska/
