Målet: Enkel tidrapportering och självfakturering i mobilen
LPE Sverige AB är ett av västsveriges ledande företag inom utemiljö, med allt från enstaka tjänster till helhetslösningar inom anläggning, skötsel, vinterväghållning och maskintjänster. Familjeföretaget som använt Pyramid Business Studio länge, har växt mycket och sökte en effektiv mobil lösning för tidrapportering och självfakturering.
Genom ett nära samarbete utvecklade KR System och LPE en mobilapp baserad på Pyramid Phone Edition. Resultatet blev en effektiv och användarvänlig lösning som förenklar för både LPE:s egna medarbetare och deras underentreprenörer.
”KR System har verkligen förstått våra behov och anpassat Pyramid så att det fungerar för både oss och våra underentreprenörer. Med Phone Light och självfakturering har vi sparat tid och minskat administrationen för alla parter” säger Tobias Petersson, ekonomichef på LPE Sverige AB.
I reportaget berättar Tobias om projektet tillsammans med Fredrik Larsson, utvecklare och Ulrica Skoglund, konsult, KR System Göteborg. På bilden nedan syns även Madeleine Hägg på KR System.
Vad är styrkan med Pyramid Phone Edition?
Du har företaget i mobilen!
Verksamheter med behov att ha tillgång till affärsinformation på annan plats har stor nytta av Phone Edition. Är du säljare eller konsult (servicetekniker) kan du direkt rapportera in till Pyramid och nå information i affärssystemet. Appen går med lätthet att köra i vilken smartphone eller surfplatta som helst.
LPE har många underentreprenörer som utför entreprenadarbete inom anläggning, skötsel, vinterväghållning och maskintjänster. Deras skickliga medarbetare är ofta mindre företag och ibland enmansföretag. Förarna såväl som LPEs egna medarbetare efterfrågade enkla rapporteringsrutiner då tiden ofta är knapp exempelvis under snöröjningsperioder. Med Pyramid affärssystem och Pyramid Phone Edition som grund hade LPE redan många bra rutiner att jobba vidare med. Men för LPE är det framförallt Pyramid Phone Edition som har gett ett stort mervärde för användarna och verksamheten.
Med samtliga underentreprenörer som behöver tidrapportera, har LPE i skrivandes stund flera hundra licenser av Pyramid Phone Edition och Phone light (KR Systems programanpassning).
Phone light för enkel rapportering och självfakturering
Den specialanpassade appen ”Phone Light” sköter uppdragsförmedling och tidrapportering. Syftet var att få in kostnader från underleverantörer snabbt och smidigt, samt underlätta för medarbetare att rapportera. Enkelhet för användaren och intuitiv användning var ledord under utvecklingen.
”Det krävdes mycket logik bakom funktionerna i Pyramid och Phone Edition, för att skapa en avskalad bild och lättanvänd layout i Phone Light,” berättar Ulrica Skoglund, konsult och teamledare på KR System.
”Det var komplext att göra en lösning där ex. snöröjningspersonal enbart ska kunna välja en maskin och att det automatiskt plockas med den ’mantidsartikel’ eller ’tidsartikel’ som är registrerad på personen. Men LPE är vana Pyramidanvändare och en mycket engagerad kund. Det gick väldigt smidigt när de testade funktionerna” berättar Ulrica Skoglund, konsult på KR System.
Självfakturering: Denna funktion hjälper underentreprenörer som inte har tid att fakturera, genom att automatiskt skapa fakturor baserade på tidrapportering. Kostnader hamnar direkt på projekten, vilket har uppskattats av både LPE och deras samarbetspartners. Många fler underentreprenörer har nu anslutit sig till funktionen självfakturering.
I praktiken anger LPE vilket företag som hyrt ut personal och kan sedan via ’Ladda urval’ se vilka signaturer som jobbat. Via funktionen självfakturering skapas en faktura. Reskontra och kontering sköts automatiskt. Med en valideringsfunktion kontrolleras exempelvis att det inte rapporteras in tider över vartannat.
”Vi får rapporteringen in systemet i rätt tid när det är utfört, vilket gör att vi kan ge underlag vidare till våra kunder. Det är största vinsten. Det har förändrat vårt sätt att arbeta för att få till styrning i projekten. Och det blir korrekt periodiserat hela tiden i och med att underentreprenörerna rapporterar in. Även om någon rapporterar i efterhand får vi in tid och kostnad per dag eller per vecka i systemet” säger Tobias.
LPE sammanfattar de konkreta vinsterna med projektet
Tobias säger sammanfattningsvis, ”Det har varit ett fantastiskt lyft för oss att kunna rapportera in tider och kostnader på ett så enkelt sätt. Att få in det direkt i systemet, samtidigt som vi minskar risken för fel, har verkligen effektiviserat våra processer.”
De konkreta vinsterna för LPE inkluderar:
- Phone Light:
En enklare tidrapportering som gör att rapporteringen kommer in snabbt och korrekt. Detta har resulterat i en mer strömlinjeformad process för underentreprenörerna, vilket gör att alla parter snabbt kan fokusera på sitt arbete utan onödiga avbrott. - Självfakturering:
Underentreprenörer kan nu skicka fakturor automatiskt genom systemet utan att behöva lägga till extra steg. Kostnader hamnar direkt på rätt projekt, vilket sparar tid och minskar risken för fel. - Automatiserade rutiner som sparar tid:
Tack vare en PTC-anpassning kan övertid och andra timmar som tillkommer automatiseras, vilket innebär att man inte längre behöver manuellt räkna på excelfiler. Detta har förenklat och snabbat upp processen, och de har också minskat behovet av manuellt arbete. - Kontrollrutin – ’Korrigeringssnurran’:
Via en PTC har LPE kontroll över eventuella ändringar som inkommit från projektledare efter rapportering. Det ger en extra säkerhet att allt blir korrekt.
Agilt arbetsätt bakom framgången
Inledningsvis användes vattenfallsmodellen. Den ersattes snart då KR System tillsammans med kunden konstaterade att det inte var den smidigaste modellen för just detta projekt och denna kunds arbetssätt.
Projektet genomfördes med en agil arbetsmetod, vilket innebar korta utvecklingscykler och löpande tester. Detta gav LPE möjlighet att justera och anpassa systemet efterhand.
Fredrik Larsson, utvecklare på KR System (i bilden ovan) berättar att, ”vi utgick från en övergripande processkarta och delade upp projektet i områden. I en plannertavla prioriterades uppgifter. Det område med mest prioritet utvecklades först. För LPE var det nödvändigt att kunna testa av små funktioner efterhand och för KR System var det nödvändigt att vara säkra på att de arbetade med att utveckla rätt saker och uppnå rätt resultat för kunden.
Med ett agilt projekt hålls nära kontakt med kunden. Det krävs en tydlig projektledning, ett starkt engagemang från kunden och en öppenhet att omfamna förändringar under projektets gång. Allt detta fanns hos KR System och LPE” konstaterar Fredrik.
”För oss på LPE har samarbetet med KR System varit en ögonöppnare. Att jobba agilt har gjort att vi kunnat testa och justera under projektets gång. Det har sparat tid och hjälpt oss att nå ett bättre resultat.
Vi har haft ett team som har jobbat med oss – med alla kompetenser: verksamhetskonsult, projektledare och en direkt kanal till utvecklarna. Mötesstrukturen med plannertavla och backlog har varit en positiv grej för oss. Det är kul att se hur majoriteten av utvecklingspunkterna på plannertavlan ligger som utförda” säger Tobias avslutningsvis.
Algoritmen var nyckeln
Tack vare det agila arbetssättet kom KR System och LPE på att en specifik algoritm var nyckeln. Tids- och kostnadsartiklar behövde fungera på olika sätt beroende på vad som rapporterades. Algoritmen togs fram genom att ställa frågor och samla in svar:
Vem är jag?
Jag är en kategori x artikel som ska returnera en y (tid) och en z-artikel (kostnad).
Baserat på detta sammanställdes en matris av artiklar som grund för testdriven utveckling av koden.
Med hjälp av processkartan konstaterades att även PTC:n som räknar ut övertid var viktig att prioritera, på grund av den komplexa hanteringen av tidrapportering.
Fredrik sammanfattar projektet med att säga, ”För den här kunden och projektet har metodiken varit så viktig. Projekt var för komplext och vi hade inte alla variabler från början. Då fungerade det bättre med kortare utveckling och snabbare tester. Vattenfall kan vara bra i många projekt, men här passade det med agilt. Vad som ska göras och när står i plannern och kunden styr. Sprinten tar slut och då har det som kunden ville ha också testats först. Det är också tack vare kundens engagemang. Ingen tidsplan spricker på det viset.”
Kort om LPE
LPE Sverige AB är ett av Västsveriges ledande företag inom utemiljö. De hjälper till med allt från enstaka tjänster till helhetslösningar inom Anläggning, Skötsel och Maskintjänster. LPE Sverige AB erbjuder specialisttjänster likväl som ständig jour, inte minst vintertid.
Se hemsida https://www.lpe.se/
Begreppsförklaring:
- Vad är en vattenfallsmodell?
En sekventiell systemutvecklingsprocess där man ser framstegen som ett flöde (som ett vattenfall) nedåt genom olika faser: förberedelse, etablering, analys, design, konstruktion, test, produktionssättning och underhåll. (wikipedia) - Vad är en agil metod?
Betonar snabba iterationscykler, samarbete och kommunikation mellan teammedlemmar samt ständig förbättring. I stället för att ha en lång planeringsfas i början av ett projekt, arbetar man med kortare planeringscykler och justerar kontinuerligt kursen efter feedback och nya insikter. (wikipedia)
