Lager – Stuvbutiken maxar användningen av Pyramid affärssystem

En komplex lagerlösning i Pyramid effektiviserar för Stuvbutiken

Stuvbutiken grundades 1989 och butiken var då på 400 kvadratmeter. Idag är den 12000 kvadratmeter. Med allt från butikskassa, till webbutik med click & collect för försäljning, så kan man ana vilken omfattande lager- och logistikhantering som krävs.

För att modernisera det dagliga arbetet startade Stuvbutiken tillsammans med KR Systems konsulter ett digitaliseringsprojekt under 2021. Det var dags att strukturera upp enorma lager och byta ut många små systemlösningar, till ett enda affärssystem med allt integrerat.

I vårt reportage i tre delar berättar vi om systemlösningarna till Stuvbutiken.

Del 1 – Lager och logistik

Del 2 – Butiks- och kassaflöden

Del 3 – Webbutiken

Carola Lindborg projektledare och Thomas Asp, utvecklare på KR System, samt Sofia Johansson, Projektledare, på Stuvbutiken berättar om projektet med lagerlösningarna.

Så utvecklas Stuvbutiken

Namnet Stuvbutiken valde Göran Debäck när han skulle renodla sin mattbutiks sortiment. Ett lager med plastmattor skulle säljas ut och det gick så bra att sälja stuvbitar så mattbutiken lades ner. Göran satsade på Stuvbutiken som 2011 blev Årets Företagare i Karlstad & Värmlands län. 2013 var det dags att lansera en webbshop för att kunna leverera varor från Ystad till Haparanda.

Idag är det Jonas Wahlgren som driver företaget. Han satsar på miljövänliga alternativ för verksamhetens drift och utökade tjänster som företagscenter, projektplanerare och badrumsritare för att möta kundernas efterfrågan.

Från början köptes spillmaterial av mattor in och såldes, så kallade stuvar. Det utökades med partier/stuvar som t.ex. färg, golv, tapet, kakel, klinker och elmaterial. Än idag är det en viktig pusselbit i Stuvbutikens stora sortiment och verksamhet. Det blandas med försäljning av exklusiva badrumsmöbler, prisvärda paketlösningar med unikt kakel/klinker, heltäcknings-/plastmattor som kan kapas efter önskade mått och kantsys, samt färg som kan brytas i din favoritnyans av grön eller gul. Tusentals tapeter från kända märken och partier kan matchas med trä-/laminatgolv som passar just din stil och budget. Allt detta ingår i Stuvbutikens omfattande ordinarie lagersortiment, breda beställningssortiment och stora blandning partier. För att skapa bättre flöden internt och för kunderna påbörjades ett byte av affärssystem och e-handelsplattform år 2021.

”Den viktigaste funktionen för oss är lager, där har vi byggt anpassningar för att lättare kunna hantera flyttar och orderplock. Vi har en stor mängd kundorder som går via lager som kommer från både försäljning i butik, via vårt företagscenter samt webbshop. För oss är alla kunder lika viktiga så det är viktigt att det flyter bra vart än kunden är och hur kunden vill få sina varor, om de ska skickas eller hämtas.

Den största utmaningen har varit att sy ihop det hela. Att få det att flyta från grunddata -> Inköp –> försäljning -> bokföring. Vi är ett stort företag med många anställda och extremt mycket varor. Så att få alla att förstå och följa rutinerna, samtidigt försöka vara flexibel och ändra de rutiner som inte fungerade i verksamheten efter vi lanserade, har varit och är fortfarande en stor utmaning,” berättar Sofia Johansson Projektledare på Stuvbutiken.

För Stuvbutikens verksamhet krävdes att affärssystemet hanterade lageromföringar, lagerplatser, plockordning, flera kassor, utlämning av varor samt webborder som ska skickas eller hämtas ut, returer och reklamationer. Med ca 14 lager att hålla reda på, olika typer av distribution och 100 000 transaktioner per månad har projektet med att implementera systemet fått ta tid.

Carola Lindborg, projektledare på KR System betonar komplexiteten i Stuvbutikens verksamhet och i de lösningar som krävdes.

”Vi offererade hela projektet i slutet av 2021 tillsammans med Svensk Webbhandel och lanserade hela projektet i mitten på 2023 – så det tog 1,5 år innan go live. Det var ett aktivt val att flytta fram lanseringen två gånger, eftersom Stuvbutiken behövde mer tid för att göra alla sina tester för respektive del i projektet. Vi rekommenderade att avvakta med en systemstart och de var lyhörda. Det var väldigt modigt och moget av Stuvbutiken. 

Sofia Johansson och Malin Sundgren som har varit drivande i projektet från Stuvbutikens sida, har gjort ett enastående jobb. Stuvbutiken har varit otroligt duktiga att beskriva hur de arbetar, så att vi som konsulter har kunnat spegla det i lösningen. Kravspecen gjorde det lätt att se hur svårt det kunde bli, kan man säga. Att vi skulle ta oss an ett så stort projekt var inte helt självklart. Men, vi är så lösningsbenägna, så vi säger inte att det inte går. Och det gjorde inte kunden heller.” berättar Carola.

Många utmaningar bakom lagerlösningarna i Pyramid

Thomas Asp, verksamhetskonsult/utvecklare från KR System berättar att ”Stuvbutikens verksamhet kan jämföras lite med Gekås i Ullared. De har långa öppettider, långa köer och både privatpersoner och företag som handlar där. Fyra ordinarie kassor, en extrakassa och en för returer. Några av deras lager ligger inte vid butiken, utan varorna måste köras dit med lastbilar. Det måste dessutom göras skillnad på varma och kalla lager, skrymmande och smått. 

Så det var många utmaningar i arbetsflödena,”  berättar Thomas. ”Vi kan göra lösningar som i stort bygger på standard Pyramidfunktioner, som endast utökas för att passa verksamheten. Det gör det möjligt att köra i ett enda system. Stuvbutiken har tidigare haft en massa system, även separat bokföring och lagerhantering. Nu sköts allt i Pyramid.”

Med strävan att använda standard Pyramidfunktioner

Strävan i projektet tillsammans med KR System har varit att det som gick, skulle lösas med standardfunktioner i affärssystemet. Genom att minimera anpassningar, blir underhållsarbetet enklare vid uppdateringar. Verksamheten är komplex och behöver flyta på utan för mycket driftsstopp för uppdateringar. Syftet med de anpassningar som gjorts var att minimera tidstjuvar och få arbetet att flyta på snabbt och enkelt i deras komplexa verksamhet.

För redovisning och orderregistrering används standardfunktioner med enda undantaget för inbetalningar. Undantaget behövdes för att ge möjlighet att läsa in Qliro och andra betalsätt. Acontofakturor som kortbetalningar kan bokas av mot, löser problemet när Stuvbutiken inte fått in reskontraposter att boka av inbetalningar mot.

Hantering av plockning från 14 lager

Tre nya rutiner skapades åt Stuvbutiken – en för plock från lager, en för utlämning och en för lageromföring.

Här används Pyramids PTC (Pyramid Traffic Controller) som automatiserat förmedlar ut vad som går att plocka. PTC integrerat med Pyramids behovsanalys hanterar även påfyllnad av varor till butiken.

När varan inte finns på butikslagret (ordinarie plocklager), kan de skapa lageromföringar från sina övriga lager. Lagerhanteringen bygger på Pyramids PDA Solutions, men har fått ett annat skal. Tanken är att det ska gå att integrera KR Systems produkt PlockIT framöver.

Skillnad på lagertyp och transport

Eftersom alla lager inte ligger nära butiken, måste varorna köras dit med lastbilar. Här behövdes hantering för lager och transport. Stuvbutiken behöver skilja på:

• varma och kalla lager/transporter för exempelvis färg som inte får frysa
• skrymmande last som stora mattrullar, duschkabiner osv,
• farligt gods som lösningsmedel odyl.

Det hänger samman med behovet att vid inleveranser eller lageromföringar kunna se vad det är för typ av lagerplats som varan ska transporteras till, t.ex. om det finns plats att förvara en duschkabin, eller om färgburkar behöver hållas frostfritt osv.

Orderplockning klassat efter kunskap

Med så stor variation på produkterna har Stuvbutiken delat in sina medarbetare i olika klasser baserat på kunskaper. Någon arbetar med att bryta färg, en annan skär till mattbitar, och en tredje beräknar kakel till badrum osv. För att hantera det gjorde vi en lösning där respektive grupp bara kan se de order som de kan plocka, vilket förenklar för medarbetarna.

Hantering av varor som ska hämtas på ett utlämningslager

Vissa produkter kräver att kunden åker till en utlämningsstation för att hämta varorna. Då ska plockningen gå fort.

Utlämningen är komplex eftersom kunden:

1. redan kan ha betalat i kassan i butiken.
2. ska betala i lagret vid uthämtning.
3. ska betala via faktura som ska skickas.
4. ska gå tillbaka till kassan i butiken, för att betala efter uthämtning.

Detta är viktig information som personalen vid utlämningen måste få uppgift om, för att göra rätt.
Det blir ännu mer komplicerat då kunderna även ska legitimera sig vid utlämningen. Här är det olika hantering för privatpersoner och företag, vilket krävde flera olika lösningar.

För att hålla reda på om det är betalt eller ska skickas faktura, eller om de ska skickas tillbaka till kassan för att betala, så är det ganska mycket ’om och men’ i inställningarna”, säger Thomas Asp.

Hantering av orderplockning till webborder

Plockning till lagerorder görs först i en annan app, för de webborder som ska skickas. Sedan flyttas de över till ett utlämningslager. När plocket är klart, får medarbetarna upp ordern på utlämningslagret. Det blir ännu mer komplext eftersom det är olika hantering för webbordrar som ska skickas, respektive webbordrar som ska hämtas ut av kunden i butiken i Karlstad.

Hantering av transporter med Pyramids Koppling TA System och Logtrade

För transporter av varor till slutkund används Pyramids Koppling TA system med Logtrade som samarbetspartner. För att ha full kontroll har Stuvbutiken egna lastbilar som kör leveranser hela dagarna.

Så tyckte Stuvbutiken om projektet

”Det har varit väldigt roligt och lärorikt.

Vi har verkligen fått sett över alla våra rutiner och försökt komma fram till vad som varit viktigast för oss för att behålla Stuvbutikens anda, men samtidigt jobba mer effektivt och ta användning av systemet. Men det har också varit krävande att göra ett så stort projekt som innehåller allting som alla på hela företaget jobbar med på daglig basis och få det att fungera.

Vi kom från många system och bara att få ihop korrekt grunddata var ett mycket större jobb än vi först hade tänkt. Och sen att under testperioden verkligen testa av och vrida och vända på allting tills det passade oss så gott som vi kunde. Och att få personalen att förstå, och också använda sig av, att det som de gör på lagret nu direkt påverkar ekonomin utan mellanhänder eller andra inläsningar och kontroller. Men det har varit väldigt skönt att få stöd av KR System och speciellt Thomas Asp som vi har jobbat nära med i våra anpassningar, som verkligen är lyhörd och extremt duktig på att förstå vad som fungerar i verksamheten och inte bara i systemet,” berättar Sofia Johansson.

I nästa avsnitt:

I del två berättar vi om Stuvbutikens butiks- och kassaflöden.

I tredje delen kan du läsa om Stuvbutikens webbshop.

Kort om Stuvbutiken

Stuvbutiken är en av Sveriges största butiker inom hus, hem, bygg och trädgård. Sedan starten för 30 år sedan har sortimentet utvecklats från att enbart sälja stuvbitar av mattor, till att hålla över 25.000 olika artiklar i lager och runt 200 000 artiklar som beställningsvaror. 2021 valde de att byta ut sitt gamla affärssystem och samtidigt bygga upp en ny webbutik med koppling till Pyramid Business Studio.

Se hemsida https://www.stuvbutiken.com/

Se kundreferens: https://krsystem.se/referenser/stuvbutiken/