Fördelar och fallgropar med digitala möten i Teams

Nära på distans – med hjälp av Microsoft Teams

Vi på KR System håller ofta möten med våra kunder via ett platsoberoende och flexibelt verktyg som Microsoft Teams. Vi tycker det är ett bra mötesverktyg med stor potential. Därför har vi samlat ihop våra erfarenheter och några tips här till dig.

Här kan du läsa om:

  • 5 fördelar med Teams
  • Vad är Microsoft Teams och var kan jag köpa det?
  • Några saker som vi på KR System gillar med Microsoft Teams
  • Så undviker du fallgroparna vid digitala möten

5 fördelar med Microsoft Teams

1. Enkelt att komma igång
Teams är lätt att lära sig och bekvämt att arbeta i. Du känner igen dig i välbekanta Office-program direkt ifrån samarbetsytan.

2. Används på valfri enhet
Teams fungerar på alla enheter:

  • som app på ditt skrivbord i Microsoft. Skrivbordsversionen finns för nedladdning för både Windows och Mac OS.
  • för inloggning via webben.
  • som app på din mobila enhet (både iOS- eller Android).

3. Samarbeta i grupp och bjud in gäster
Samarbetet styr du genom att skapa relevanta grupper och kanaler.

Du kan också bjuda in externa användare (gäster) oavsett om de har Teams eller inte. De ansluter snabbt och enkelt via en länk i mötesbokning från Outlook.

4. Arbeta integrerat med Office 365
Teams är integrerat med Office 365. Fördelen är att du kan skapa och arbeta med dokument direkt från exempelvis Word, Excel och Powerpoint. Du kan  schemalägga Outlook-möten och bjuda in mötesdeltagare från kontaktlistan i Outlook.

Det finns en mängd andra appar och andra externa system som kan integreras. Fundera över vilka verktyg, filer och instrumentpaneler som ditt företag redan använder. Många av dem kan troligen läggas till i Teams. Vi på KR System använder själva exempelvis Planner, Trello, Wiki och OneNote, för att nämna några.

5. Kostnadsfri version för Teams – upp till 300 användare
I den kostnadsfria versionen för upp till 300 användare är lagringsutrymmet för filer begränsat och funktionen för att spela in möten ingår inte. Ta reda på vad som är viktigast för din organisation – kanske räcker gratisversionen ändå. Om inte kan vi på KR System hjälpa dig att skaffa Office 365.

Vad är Microsoft Teams och var kan jag skaffa det?

Det är en smidig chattbaserad samarbetsprodukt, oavsett om du arbetar hemifrån eller på kontoret, om du använder en stationär dator, en laptop eller en mobiltelefon. Läs mer om Microsoft Teams

Vill du också skaffa Teams? Då kan vi som Microsoftpartner erbjuda dig Office 365 till ett bra pris. Kontakta Anders Ramstedt på tel 010-130 19 06 för information om pris.

Detta gillar vi med Teams

  1. Teams underlättar möten med kollegor, kunder och samarbetspartners när vi jobbar på olika orter. Det har minskat ner restid och kostnader.
  2. I projekt- och arbetsgrupper, när vi behöver göra arbetet synligt och tillgängligt, kan vi enkelt dela innehållet på datorskärmen och presentera för mötesdeltagare. Nästan som när vi ses i verkligheten.
  3. Vi delar dokument, filmer och annat digitalt material genom att ladda upp i olika kanaler för olika grupper. Varje grupp får tillgång till det material som är relevant för gruppen och medlemmarna slipper drunkna i en massa onödig information.

Så undviker du fallgroparna vid digitala möten

Med bra planering och tydligt syfte blir även ett digitalt möte lyckat. Här lyfter vi några saker som kan vara bra att tänka på och några saker som du vill undvika vid digitala möten.

  • Berätta gärna i mötesbokningen hur deltagaren kommer in i mötet och att det krävs tillgång mikrofon/högtalare och gärna en webbkamera. Det är bra om alla har testat tekniken innan mötet börjar så undviker du fördröjningar. Ha gärna en plan för att hjälpa deltagarna till rätta om tekniken strular.
  • Inled mötet med en kort introduktion om teams menyer för ljud, kamera, dela skärm osv. så deltagare som inte haft digitala möten tidigare känner sig bekväma. Berätta om fördelen med att tillfälligt stänga av mikrofonen under mötet, om det finns bakgrundsljud som kan vara störande.
  • Som mötesledare är det bra att behärska tekniken själv eller ha med dig en kunnig person som kan hjälpa.
  • Be alla aktivera videoläge. Fördelen med videoläge är att det blir mer som ett verkligt möte där du ser deltagarnas reaktioner och uttryck.
  • Var naturlig även om det känns ovant att se dig själv i kameran. Ha ögonkontakt med kameran och var en aktiv lyssnare när de andra pratar.
  • Om alla inte redan känner varandra kan en kort presentationsrunda rekommenderas. Gå igenom agendan, ev hålltider, bensträckare och kafferast.
  • Glöm inte fylla kaffekoppen men undvik att ha mikrofonen påslagen i pauserna.

“Arbeta på distans utan att känna dig distanserad!”
Citat från Microsoft Teams

Börja skriv och tryck ENTER för att söka