Systembytet förbättrade Bejokens verksamhet
Bejoken AB är helhetsleverantörer av komponenter, service, lösningar och applikationer inom automation, elektromekanik och maskinsäkerhet. Företaget firade nyligen 60 års jubileum och Pernilla Elfström är VD i bolaget som hennes farfar startade. Under åren har de använt många olika system och det senaste systemet var Jeeves. Här berättar vi om affärssystemsbyte, implementering och go live i Pyramid hos Bejoken, som genomfördes tillsammans med oss på KR System.
Bilden ovan är från Bejokens 60-års jubileum.
I reportaget möter du Petra Nordström – Interim Ekonomichef på Bejoken som drev projektet hos Bejoken, samt Malin Carlström, Konsult på KR System i Malmö.
Vad blev vinsterna med bytet till Pyramid?
- Optimalt affärssystem för verksamheten
- Ett bättre verktyg med Pyramid
- Effektivisering av manuella dubbelarbeten mellan systemen
- Konsultstöd och supportavtal
- Systemdrift
Faktorer bakom valet av Pyramid och KR System
Petra Nordström – Interim ekonomichef på Bejoken berättar att utvecklingen framåt var viktig när en enig ledningsgrupp tog beslut om ett systembyte. Bejoken gjorde en intern förstudie och undersökte:
- Var lägger medarbetarna tid på flöden?
- Var är tidstjuvarna och flaskhalsarna?
- Vad behöver städas och vad ska med till nya systemet?
- Hur ska lagret fungera optimalt? Hur ska vi frekvensstyra?
- Var är vi nu? Var ska vi vara om ett år eller två?
I processen var cheferna i ledningsgruppen ansvariga för kravspecifikationen för sitt område. Bejoken anlitade LUNICORE för att kontakta leverantörer och göra ett urval. Urvalet presenterades för ledningen, som tog beslutet att välja KR System som konsult och Pyramid som affärssystem. Några viktiga faktorer bakom valet var:
- Kravspecifikationen uppfylldes
- Möjlighet till anpassning och integrering som uppfyllde behoven
- Supportavtal med Vitec Unikum
- Konsultstöd från KR System
- Stabila huvudägare bakom affärssystemet och konsultföretaget
Petra Nordström – Interim ekonomichef på Bejoken säger ”Det är viktigt att veta vad det är för huvudägare bakom systemet och konsultföretaget. Fortsätter de att utveckla affärssystemet, är de lyhörda för kundernas behov? Det vill jag påstå att jag ser hos både Vitec Unikum och KR System. Det är jätteviktigt i valet av affärssystem.
Det kändes att KR System var väldigt insatta i kravspecen. Jag vill påstå att vi tillsammans var ett perfekt team. Hos oss var medarbetarna insatta i sina flöden och hade bra kunskap om vad som behövdes. Vi satt på kunskapen och tillsammans med KR System kunde vi göra den perfekta implementationen.”
Standard moment i projekt vid implementering av ny Pyramid
För att ett projekt ska bli lyckat behövs en tydlig checklista över de delar som ska utföras av både konsult och kund. De här punkterna ingår i KR Systems checklista.
- Uppstartsmöte
- Förstudie
- Anpassning
- Avstämningsmöte
- Uppsättning
- Acceptanstest
- Utbildning för personal
- Skarp drift
- Projektavslut
Förstudien visar behovet
I förstudien/verksamhetsanalysen ingår att kunden får beskriva flödena och svara på specifika frågor. En analys är viktig, eftersom det hjälper konsulterna att lära känna verksamheten så de kan ge bra förslag på flöden och funktioner.
Malin Carlström, konsult från KR System i Malmö som bidrog till att ta fram lösningar och hålla i utbildningar under projektet, berättar att ”Bejoken var beredda på att investera mycket tid själva och förstod att det är viktigt med ett noggrant förarbete. Det märktes verkligen att de hade jobbat med förberedelser och visste vad de ville. De var minst lika engagerade som vi och hade rimliga förväntningar på vad de förväntades göra och hur saker skulle gå till.
För ett lyckat projekt är det viktigt att kunden har koll på flödena i deras organisation och vad deras mål i systemet är. Då kan vi som konsult fokusera på att visa i Pyramid vad man kan uppnå. Vi har branschkunskap, men det är kunden som vet vad som har varit dåligt och behöver bli bättre i deras flöden, dvs vad de vill förändra respektive behålla. Då blir samarbetet som bäst.”
Både Malin och Petra betonar vikten av att fokusera på att bygga lösningar kring de stora flödena. Då fastnar man inte i diskussion om de krångliga små undantagsfallen i verksamheten. Petras slutsats är att ”det är behovet man ska utgå från. Man behöver veta hur 80 % av flödena ser ut och fungerar i systemet. Man behöver veta hur man vill styra om verksamheten, så man inte fastnar om man behöver ändra något i organisationen längre fram. Övriga 20 % kan du anpassa i systemet utan att det blir för stor kostnad.”
Malin instämmer och tillägger att ”med en förstudie kan verksamheter även utnyttja möjligheten att städa register och bara lyfta över det som verksamheten har nytta av. Bejoken var beredda på att rensa, t.ex artiklar och tog inte med alla gamla arbetssätt. De förändrade och förbättrade sin verksamhet.”
Bilden ovan visar en strömställare, en produkt inom elektromekanik hos Bejoken.
Mognadsfas och väl investerad tid vid förarbete och implementation
När det gäller förarbetet i den egna verksamheten är Petra tydlig. Hon menar att ”man måste investera mycket tid i den här processen. Och i resan innan ligger en mognadsfas. Man får fundera över hur mycket man behöver jobba med medarbetarna och träna innan systemstarten, utan att samtidigt tappa intäkter.”
Därför valde Bejoken att inledningsvis lägga uppgiften på ledningsgruppen. Medarbetarna involverades i slutet av projektet och då hade ledningen tagit höjd för utbildning av och en mognadsprocess hos medarbetarna.
Strukturerade avstämningsmöten och gemensam testning
Malin konstaterar att strukturerade avstämningsmöten är en annan viktig faktor som gjorde att projektet flöt på smidigt. För att kunna fokusera på ett område i taget med rätt personer, t.ex. inköp, order, lager, osv, bjöds respektive chef in till möte.
Även acceptanstestning gjordes tillsammans, för att säkerställa att båda parter uppfattat varandra korrekt. Malin berättar att ”Bejokens medarbetare var engagerade och förstod att det var deras ansvar att kontrollera att det blev det resultat de förväntade sig. ”
När det var dags för utbildning, hölls den för chef och användare samtidigt berättar Malin. ”Fördelen var att ansvariga chefer för respektive område var med. De hade godkänt upplägget och förändringarna och kunde direkt besvara medarbetarnas organisatoriska flödesfrågor, ’Där har vi tänkt såhär och här har vi tänkt så.’ Det var viktigt då vi på KR System inte kan svara på den typen av frågeställningar. Cheferna tog verkligen ansvar och det gjorde att vi ägna oss åt rena utbildningsfrågor. Bevisligen blev det bra. Vi ser att Bejoken är nöjda med sin insats och samarbetet fungerade bra. Det blev det resultatet de ville ha.”
Vid projektavslutet var Malin tillgänglig som resurs en gång i veckan. Petras kollega, som varit drivande tillsammans med henne, samlade ihop frågorna för att parterna skulle lägga tid på rätt saker. Fördelen var att en person samlade ihop frågorna. Det gav en överblick över befintliga lösningar och frågor som behövde bollas vidare till KR System eller Vitec Unikums Support. I slutfasen löste Bejoken det mesta själv eller med hjälp av Vitec Unikums support.
Bilden ovan visar elektromekaniska komponenter från Bejoken.
Så tyckte Bejoken om projektet
Petra Nordström började som konsult på Bejoken 2016. En identifiering av flaskhalsarna på ekonomiavdelningen blev startskottet till att effektivisera alla flödena i bolaget. Hon rationaliserade bort 2 tjänster på ekonomiavdelningen genom att implementera tidrapporteringen och ta in nytt lönesystem. Hon effektiviserade och nyttjade filinläsningar från försystem till affärssystem. Implementeringen av Pyramid blev ytterligare ett steg i effektiviseringsprocessen till en betydligt lägre kostnad. Detta var tredje gången som Petra implementerade Pyramid.
Optimalt affärssystem för verksamheten
Bejoken har en speciell verksamhet med Hög mix – Låg volym och tre olika affärssområden. Noggrannhet är viktigt. De har inga säsongstrender eller stora volymer. Vissa saker köps endast av en kund. Därför ville de ha bra uppföljning, integrerad behovsplanering och koll på priser/kostnader. Nu har de få externa försystem och halverat sin totala affärssystems- och försystemskostnad.
Petra ”brukar säga att affärsystemet är som hjärtat som skickar ut och in impulser. Det är där du bygger upp grunden för hur ett försystem ska fungera. Man kan säga att vi har tre försystem och så jobbar vi mot affärssystemet. Med Pyramids PTC-tjänster skickas information emellan.”
Vi fick ett bättre verktyg – Pyramid
”Vissa företag vill göra delar manuellt, men det är ganska olönsamt för företag med de där flödena. Jag tycker man ska frigöra tid och det är viktigt att följa upp och se hur verksamheten drivs, för att få upp lönsamheten i bolaget. Vårt förändringsarbete i samband med byte av affärssystem och att vi fått ett bättre verktyg – Pyramid, ger oss kostnadsbesparingar och möjlighet att kontinuerligt utveckla våra flöden utifrån verksamhetens behov. Samarbetet med KR System har varit jättebra. De har varit mycket lyhörda för våra behov.”
Den perfekta implementationen
Den verkliga implementationen skedde 1/1 2023. ”Vi hade 1 års förbearbetning på olika vis och beslut om att följa kalenderår för att slippa arbeta i två olika system. Vi fakturerade dag 2 efter systemstarten, eftersom vi hade grunden där redan. Vi hade alla flödena på plats.
Jag påstår att det är en succé – vår implementation. Och även efteråt också. Nu jobbar vi med att skräddarsy det lilla, det som man gör efterhand som man jobbar och det ökar kunskapen och medvetenheten hos de anställda. En utmaning är att förse medarbetarna med mer utbildning så att de kan fortsätta vårda datan i affärssystemet,” säger Petra sammanfattningsvis om det hon kallar den perfekta implementationen.
Kort om Bejoken
Bejoken är ett familjeägt företag som funnits i mer än ett halvt sekel. Med ett kvalitativt sortiment inom elektromekanik, automation, maskinsäkerhet och logistik/4PL har vi kompetens att ta fram kundanpassade lösningar så att du som kund kan känna dig trygg med oss som din samarbetspartner.
Se hemsida https://www.bejoken.se/
