Skräddarsydda lösningar i Pyramid effektiviserar säkerhetsrutiner
Skyddsrumsspecialisten arbetar med att besikta, åtgärda och bygga skyddsrum och har varit verksamma sedan 1973. De leder marknaden i Sverige. Nu märker de en ökad medvetenhet om skyddsrum och behov av hjälp. För Skyddsrumsspecialisten innebär det att förbättra rutiner för att kunna möta efterfrågan på ett effektivt sätt. Sedan 2023 använder de Pyramid Business Studio – ett affärssystem som kan anpassas efter deras verksamhet.
Här berättar vi om kundspecifika lösningar och produkter från KR System, som tillsammans med standard Pyramidfunktionalitet, gjort arbetet smidigare och säkrare för Skyddsrumsspecialisten.
I reportaget möter du Christian Von Strauss, Systemförvaltning och administration på Skyddsrumsspecialisten, samt Angelica Pleijel, och Ulrica Skoglund, Konsulter på KR System i Göteborg.
Arbetsflödet skapade behov och lösningar
När Skyddsrumsspecialisten implementerade Pyramid som affärssystem analyserades deras flöden i en förstudie tillsammans med KR System. Behoven identifierades och det beslutades om vilka lösningar som skulle passa bäst. Pyramids standardfunktionalitet uppfyller majoriteten av flödena.
I de flöden där standardfunktionaliteten inte passade verksamheten helt, valde företaget olika typer av anpassningar. Det blev allt från avancerade inställningar av egenskaper i Pyramid, till kundspecifika lösningar, integrationer och produkter.
”Det har varit en del saker vi önskat som inte ingår i standardprodukten och där har KR System hjälpt oss med skräddarsydda lösningar som ytterligare förenklat arbetet, som till exempel en samlad tidrapporteringsstudio, möjlighet att bifoga bilagor vid fakturering, dölja artiklar i mobilen så att teknikerna bara ser det de behöver för sitt arbete och inte rapporterar på fel artikel av misstag.” säger Christian Von Strauss, Systemförvaltning och administration på Skyddsrumsspecialisten.
Aktiv systemförvaltning ökar användarvänlighet
För att nå framgång krävs en aktiv förvaltning av systemet och verksamhetens arbetsprocesser. I förvaltningsprocessen kan Pyramids standardfunktionalitet kompletteras med hjälp av produkter och kundspecifika lösningar. Hos Skyddsrumsspecialisten togs detta fram i samarbete med medarbetarna och ett team med KR Systems konsulter och utvecklare.
Övergripande är det Angelica Pleijel och Ulrica Skoglund, konsulter på KR System i Göteborg som håller i projektet. De hjälper Skyddsrumsspecialisten att se till att Pyramid hela tiden stödjer verksamhetens behov och krav.
I bilden ovan ser du de mindre delprojekten som bidragit till ett effektivare system att arbeta i. Klicka på bilden för att se en förstoring av förvaltningsplanen.
Affärssystemet är viktigt för att uppfylla verksamhetens behov och krav som såklart med tiden förändras. Vårt avtal med kunden garanterar en aktiv förvaltning där det ingår strategimöten, leveransplaneringsmöten, version- och servicepackslyft vilket leder till att rutinerna och systemet fungerar på ett optimalt sätt.
Angelica sammanfattar: ”Det är väldigt roligt att se att Skyddsrumsspecialisten utvecklas och växer i rask fart samtidigt som Pyramid och vi på KR System hänger med i svängarna. Kunden har en stor bredd av funktionalitet i Pyramid med både tillverkning, service och mobil rapportering. Trots detta finns det mycket mer att hämta som t.ex. e-handelslösningar och integration mot marknads- samt kundnöjdhetssystem, som ligger som kommande, väldigt spännande projekt.”
”Vi ser även fram emot Unikums standardintegration mot SharePoint eftersom alla hos Skyddsrumsspecialisten kör Pyramid på webben och har i princip allt i molnet” säger Ulrica.
I bilden ser du Ulrica Skoglund (t.v.) och Angelica Pleijel (t.h.) på KR System i Göteborg.
Smarta arbetssätt hos Skyddsrumsspecialisten
Eftersom Skyddsrumsspecialisten alltid söker efter effektivare arbetsprocesser och vill utveckla sin verksamhet har vi tillsammans med dem tagit fram några smarta arbetssätt som förenklar. Vilka det är kan du läsa nedan och längst ner i reportaget hittar du en beskrivning över de produkter som valdes, samt definition på produkt och kundspecifik lösning.
I grunden ser deras arbetsflöde ut som hos många andra serviceföretag.
- Pyramid på webben gör det möjligt för medarbetarna att ha tillgång till Pyramid i webbläsaren. Det ger en större frihet och samtidigt säkerhet utan att behöva använda fjärrskrivbord.
- Projektledare skickar offerter, budgeterar, registrerar order, planerar och resursbokar så teknikerna får serviceordern i sin mobiltelefon.
Här används grundfunktionaliteter i Pyramid som för de flesta liknande verksamheter. Det omfattar Pyramid Projekt, Order/Lager/Inköp, Fakturering och Redovisning. - Tekniker åker ut och utför det som står i kontrollpunkterna. De rapporterar på en arbetsorder och godkänner sin order i sin mobil. Där tar projektledarna vid på nytt och kan se i en studio vad som är klart, pågående osv.
För ett serviceföretag tillhandahåller Pyramid Serienummer/Serviceorder och Mobil arbetsorder viktiga funktioner. Med modulerna hanteras serviceorder av teknikerna ute på fältet och projektledarna använder det till uppföljning och överblick. - Projektledarna attesterar rapporterade tider och fakturor. De lägger till fakturabilagor och utför faktureringen. I slutfasen av projekten görs uppföljning för att se budgeterat och utfall, kontrollpunkter, avvikelser osv, hur projektet gick. För uppföljning används Pyramids rutin 8013 Projektuppföljning, för att se budgeterat och utfall, kontrollpunkter, avvikelser osv. och hur projektet gick. Projektuppföljning är en rutin som Skyddsrumsspecialisten är jättenöjda med.
- När inköp registreras från deras specialistbolag till bolaget där en produkt tillverkas, använder de Pyramids Kedjemodul. Inköpet blir direkt en kundorder i det tillverkande bolaget vilket effektiviserar och säkrar upp flödet.
Klicka på bilden ovan för att se en förstoring av standardflödet.
Grundfunktionaliteter i Pyramid som används i de flesta liknande verksamheter finns även här. Det omfattar Pyramid Projekt, Order/Lager/Inköp, Fakturering och Redovisning. Och för ett serviceföretag är även Pyramid Serienummer/Serviceorder och Mobil arbetsorder viktiga. De används för hantering av serviceorder för teknikerna ute på fältet och för uppföljning och överblick för projektledarna.
För uppföljning använder de rutin 8013 Projektuppföljningen i Pyramid. Här ser de budgeterat och utfall, kontrollpunkter, avvikelser osv, hur projektet gick. Det är en rutin som Skyddsrumsspecialisten är jättenöjda med.
När det görs inköp från specialistbolagen till bolaget där en produkt tillverkas är Pyramids Kedjemodul användbar. Inköpet blir direkt en kundorder i det tillverkande bolaget vilket effektiviserar och säkrar upp flödet.
Pyramid på webben gör det möjligt för medarbetarna att ha tillgång till Pyramid i webbläsaren. Det ger en större frihet och samtidigt säkerhet utan att behöva använda fjärrskrivbord.
Kundunika anpassningar ger en extra edge
Skyddsrumsspecialisten önskade även ytterligare fördelar som de fick genom KR Systems kundspecifika lösningar. Bland annat gjordes:
Tidattest för projektledare/arbetsledare
En rutin i stället för fyra. Här visas summerad arbetad tid, för all personal mot schema. Det går att justera både rapporterad tid samt debiterbar tid och enkelt attestera tider och kostnader som exempelvis traktamente. Allt som är attesterat överförs till projekten med automatik. Tillgängliga rutiner här är 8199 Tidrapporter/veckastudio, 3515 Tidrapportering, 3516 Projektattest och 3520 Överföring.
Klicka på bilden ovan för att se en förstoring av dialogen.
Möjlighet att välja vilka artiklar som visas i en order i telefonen
Teknikerna såg tidigare väldigt många artiklar när de skulle rapportera tid och material i telefonen. Det gjorde det svårt att välja rätt artikel. Med lösningen är det nu enkelt att dölja de artiklar som teknikerna inte behöver se, t.ex. kontrollpunktsartiklar och uppskattad arbetstid. Det är artiklar som projektledarna använder för att kunna beräkna fastpriset.
Koppling till Visma lön
Integration ger enkel tillgång till löneprogrammet Visma lön.
Så tyckte Skyddsrumsspecialisten om projektet
Pyramid har gett oss möjlighet att mäta och följa upp våra projekt och lager på ett sätt som tidigare inte var möjligt. Det har gett oss mycket bättre möjligheter att få en förbättrad dialog mellan våra tekniker ute på fältet och våra projektledare. Vi kan i realtid följa upp hur långt vi kommit i ett projekt och hur mycket kostnader vi arbetat upp och ge en rapport till kunden där det står vad som gjorts och när vi gjorde det.
Vi är ett företag med många viljor och idéer och har därför fortfarande en del saker kvar som vi önskar utveckla och kommer nog alltid ha det då vi alltid önskar förbättra våra rutiner och procedurer. Just nu håller vi på och utvecklar CRM-delen för att kunna ge bättre uppföljning och återkoppling till våra kunder.
KR System har varit ett stort stöd i detta med att lägga upp planering, budget, implementering och uppföljning. Trevliga och kunniga konsulter med en vilja att lösa problem och en optimism som varit ett stöd när det känts motigt och som gjort att vi orkat ta oss igenom en process som av naturen är väldigt krävande.
KR Systems produkter valdes för effektivisering
Skyddsrumsspecialisten valde flera av KR Systems färdiga produkter för att effektivisera sitt arbete. Här är ett urval:
Automatiska offertpåminnelser
Påminner dina kunder om aktiva offerter, med automatik.
CRM Suite
Lyfter Pyramid CRM ytterligare en nivå. Vi har samlat de vanligaste säljrutinerna i en och samma dialog. Det här ingår:
- Dokumentation och uppföljning av kundkontakt
- Följa upp e-postkonversationer i Pyramid
- Mina ”att göra” aktiviteter
- Boka möten – kalendersynkning med Outlook
- Hantering av offert och order
- Uppföljning offerter
- Uppföljning aktiviteter
- Hantering av kund och kontaktregister
- Fånga upp kontakter från Outlook som inte finns i Pyramid
- Snabbknappar för dokumentering av kundkontakt
Egna fakturabilagor
Underentreprenörers fakturor påförs projekt och dessa leverantörsfakturor kan enkelt biläggas kundfakturan i Pyramids rutiner 210 Fakturaunderlag, 211 Fakturering och 215 Fakturaattest. Det går såklart även att koppla på andra pdf-dokument. Fungerar även för att skicka e-faktura.
Elektronisk fakturahantering (EFH)
Stöd för mottagning/fakturatolkning av e-post, e-faktura och skanning. AI-teknik och maskinlärning för inläsning av leverantörsfakturor.
Vad är definitionen på kundspecifik lösning respektive produkt?
KR System har flera olika sätt att skapa kundspecifika lösningar. Om en lösning blir en produkt som flera kunder kan använda med enkel implementering, eller om det blir en helt kundspecifik lösning avgörs av några få faktorer. Här följer en kort sammanfattning.
- Parametersättning
Det är egentligen inte en anpassning, utan inställningar för flöden och rutiner framtagna för att passa den specifika verksamheten på bästa sätt. Med KR Systems bredd och långa erfarenhet kan konsulterna/utvecklarna hitta den mest effektiva och smidiga lösningen med hjälp av Pyramids standard egenskaper och funktionalitet. - Användarstudio/Konsultstudio
Pyramids egna rutiner för att skapa anpassningar. Du köper en modul och får tillgång till verktyget där du/din konsult kan göra utökade inställningar som passar din verksamhet. KR Systems konsulter/utvecklare använder detta verktyg ofta för att ta fram enklare lösningar med hjälp av Pyramids standard egenskaper och funktionalitet. Se gärna vårt Affärssystemsbubbel där Gustaf Sten visar och berättar om detta alternativ. - Kundspecifik lösning
Här kan du som kund få en lösning som bygger på din verksamhets behov. KR Systems utvecklare bygger helt fritt efter dina önskemål och enda begräsningen är vad som är möjligt i systemen. Dessa avancerade lösningar innefattar ofta integration med externa system. - Produkt
Som kund tar du del av en färdig lösning. Ungefär som att köpa en av Pyramids moduler. Fördelen med en produkt är att du som kund delar utvecklingskostnaden med andra kunder, vilket gör att priset för kunden blir markant lägre, än vid en kundspecifik lösning. Läs mer om produkter här
Kort om Skyddsrumsspecialisten
Skyddsrumsspecialisten har över 50 års erfarenhet av arbete med skyddsrum i Sverige. Vi erbjuder helhetslösningar för skyddsrum och kan hjälpa dig med allt från projektering och underhåll, besiktning, komplettering, utbildning och renovering av skyddsrummet. I dag är Skyddsrumsspecialisten Sveriges största skyddsrumskoncern med cirka 40 anställda i Stockholm, Göteborg, Malmö och Karlstad. Omsättningen uppgår till cirka 140 miljoner kronor
Se hemsida https://skyddsrumsspecialisten.se/
