Digitalt flöde & B2B e-handel hjälper Robotas kunder få rätt pump på rätt plats
Robota är ett agentur- och grossistföretag som erbjuder kvalitetsprodukter inom värme, vatten och avlopp, med både färdiga och skräddarsydda lösningar. I detta reportage berättar vi om hur de genom automatisering och digitalisering, effektiviserar sina arbetsflöden i Pyramid Business Studio och förbättrar sin B2B e-handel. Målet är arbetssätt som ger en snabbare, säkrare och helt enkelt bättre kundservice.
I reportaget möter du Margaret Tham, Ekonomichef och Lars Petterson, IT-koordinator på Robota, samt Ottilia Gustafsson och Caroline Lundquist Olofsson, Konsulter på KR System i Malmö.
Robota arbetar snabbt och säkert
Robota strävar alltid efter att hitta förenklade flöden och smartare sätt att jobba i sina dagliga arbetsuppgifter. De vill ge sina kunder bättre service och samtidigt göra verksamheten ännu mer kostnadseffektiv och säker. Tillsammans med KR Systems konsulter har de förändrat sina processer med hjälp av integrationer, kundspecifika lösningar, standard Pyramid och KR Systems produkter.
Smarta miljövänliga lösningar för fakturor och betalningar
Margaret Tham, Ekonomichef på Robota berättar att de har digitaliserat sin fakturahantering. ”Vi skickar inte själv en enda egen pappersfaktura till kunder. Det sker som pdf via PTC-uppdrag, eller via InExchange och när det gäller leverantörsfakturor och betalningar använder vi flera av KR Systems produkter.”
- Automatisk e-posthämtning används för att regelbundet hämta hem bifogade filer, exempelvis leverantörsfakturor, från en eller flera e-postbrevlådor. De placeras med automatik i den katalog vi valt.
- My Invoice Buddy tolkar leverantörsfakturor och registrerar dem helt automatiskt i Pyramid.
- Automatiska påminnelser skickar våra påminnelser med automatik till e-postadresser enligt det tidsintervall vi angett.
”Alla de här lösningarna är superbra och sparar jättemycket tid!” säger Margaret.
Bakom flera av de effektiviserande lösningarna ligger en standard Pyramidfunktion, så kallade PTC-uppdrag. Dessa sköter uppdatering av uppgifter enligt olika scheman och minimerar manuella uppdateringar i Pyramid.
Smidigare för säljarna
Varje CRM-projekt är unikt och upplägget i CRM-projektet hos Robota utformades efter deras behov och önskemål. För sin kundvård använder Robota både standardfunktionalitet i Pyramids CRM och KR Systems produkt CRM Suite. CRM Suite samlar de vanligaste säljsituationerna i en och samma dialog. För Pyramidanvändare ger det en tydlig överblick och enklare att dokumentera och följa upp.
Bilden: Tre av Robotas säljare med ett urval ur sortimentet.
Ottilia Gustafsson, konsult på KR System berättar att några av de områden som hon har varit involverad i är bland annat CRM, kundreskontrahantering och leverantörsreskontrahantering.
När jag tänker på Robota som verksamhet så ser jag dem som ett företag som ständigt vill utvecklas för att erbjuda sina kunder den bästa möjliga servicen, vilket även är KR Systems ambition!” säger Ottilia.
”Redan från vårt första möte med Robota förstod jag att de hade ett tydligt mål med sitt affärssystem. Det som efterfrågades var guidning för hur de kunde arbeta mer digitaliserat och effektivt. Vi har under vårt samarbete bland annat presenterat flertalet produkter, moduler och anpassningar som kan hjälpa Robota att utvecklas i olika områden av deras verksamhet.”
Det senaste projektet som vi har påbörjat är ett statistikprojekt. Där har vi gjort en koppling mellan Pyramid och MS Excel för att tanka ut data och bygga Power Pivottabeller samt grafer. Projekten har varit olika stora men enligt mig har alla delar varit viktiga i arbetet mot mer automatiserade arbetsflöden och mindre manuell handpåläggning,” säger Ottilia Gustafsson, konsult på KR System.
Effektivare plockhantering på lagret
För att underlätta för lagerpersonalen effektiviseras plockhanteringen av order med KR Systems produkt PlockIT. Den sparar tid genom att medarbetare kan samarbeta vid plockning av stora order eller utföra plockning på många små order samtidigt. Klicka på bilden för att se en förstoring.
Med Pyramid på webben är systemet alltid tillgängligt för att göra affärer
”Robota är redan med när det gäller det webbaserade.” säger Margaret ”Vi skaffade webblicenserna för vi vet att vi måste börja vänja oss vid webben. Det är där vi hamnar.”
Med Pyramid på webben, en molnbaserad lösning, kan säljarna, som är mycket ute på språng lätt komma åt affärssystemet. Den innebär att användarna kan köra Pyramid i Windows eller i sin webbläsare. Det fungerar på samma sätt i båda miljöerna och allt som behövs är en webbläsare och en internetuppkoppling för att surfa in där Pyramiden finns.
”Pyramid på webben är ytterligare en säkerhet för att kunna göra affärer ifall något händer, t.ex. om strömmen går eller om man inte kommer åt via fjärrskrivbordet. Ofta har man batteritid kvar i mobilen. Det är i princip bara att koppla upp sig, man behöver inte ens åtkomst till den egna servern.” säger Lars.
B2B e-handel som en digital katalog
”Ett exempel på där vi verkligen minimerat vårt tidigare dubbelarbete är e-handeln och kopplingen till webbsidan. Med Pyramids e-handel registreras det bara en gång.” säger Lars.
”Med studior håller vi reda på de 6500 aktiva artiklarna, där majoriteten finns i e-handeln. Rutin 710 Artiklar fungerar som en sorts PIM. All data därifrån hamnar i rutin 3911 e-artiklar och på webbservern.”
Att kunderna alltid kunnat se realtidsaldo och priser har varit bra för Robota, särskilt i dessa tider när ledtiderna är långa och lagersaldo och leveranstid är avgörande.
Robotas e-handeln fungerar som en digital katalog för deras kunder. Det är inte många i deras bransch som har en B2B e-handel, men Robota har haft det länge och med Pyramid 4 blev den ännu bättre. Med webbservern som driftas av KR System i Göteborg, upplever de att de fått en mycket säkrare webb. E-handeln är nästan aldrig nere.
”En av de första saker jag hjälpte Robota med var att minska kedjan av moment som utförs vid uppdatering i e-handeln, ” berättar Caroline Lundquist Olofsson, konsult på KR System. ”Lösningen blev färre ställen att ändra data på samtidigt som uppdateringen syns på alla berörda platser i e-handeln. Med några små justeringar gjorde vi sedan e-handeln snyggare och lättare för kunder att hitta i. Alla ändringar testade vi av tillsammans i ett testlyft för att vara säkra på hur det blev i den skarpa versionen.”
”Robota har en välorganiserad e-handel i Robota’s pumpshoppen.se. Det är lätt att hitta det man söker och all relevant information syns väldigt tydligt. Informationen är väl uttänkt, med teknisk data för att ge viktig info om pumparna. Så man kan säga att Pyramids e-handel hjälper Robotas kunder att pumpa rätt,” säger Caroline med ett leende.
Caroline tycker att Lars har stenkoll på e-handeln och att det märks att det finns en gemensam vision hos Robota om hur de vill att saker ska funka. När de har något de vill ha med i e-handeln hör Lars av sig. Det har varit hennes uppgift att ta reda på hur det bäst kan lösas i Pyramid. ”Det har varit ett kul projekt och alla väldigt trevliga att samarbeta med. Robota har blivit är en nära kund till oss på KR System, fastän vi aldrig har träffats på riktigt, bara i Teamsmöten,” säger Caroline.
Så tyckte Robota om projektet
KR System hjälpte oss att rikta blicken mot oss själva
Att uppdatera sitt affärssystem kan vara en utmaning. Det är många flöden och klurigt att få en uppfattning om vilken ny funktionalitet i systemet som skulle passa bäst. Margaret och Lars berättar att de i samband med att Robota skulle uppgradera till Pyramid 4 kom i kontakt med KR System som hjälpte dem att rikta blicken inåt och lyfta fram nya förbättrade flöden.
Margaret har jobbat i Pyramid sedan 2006 och sedan 2015 på Robota. Lars hade inte arbetat i Pyramid innan han började sin tjänst på Robota år 2018. Tillsammans håller de ett helikopterperspektiv över Robotas behov i och kring sitt affärssystem och de gör mycket förändringar tillsammans.
Vid uppgradering till Pyramid 4 hade de lärt sig mer om vad Pyramid faktiskt är för någonting. De hade gjort egna analyser och egna inventeringar för respektive avdelning. Utifrån det fick de hjälp av KR system att se vad det var som var viktigt att titta närmare på.
Lars konstaterar att det är lätt att glömma bort vad och hur mycket man faktiskt gör. ”Det blir rutin. Man tror att man bara använder en Pyramidrutin och så är det egentligen fyra. Vanligt är att man inte fattar att man byter. Där man startar – det är där man är. Vi hade inte sett Pyramid 4 och visste inte vad som skulle finnas. Det är svårt att ställa frågor man inte vet något om och svårt att veta vilka förväntningar man skulle ha – det tyckte jag vi fick hjälp med av KR Systems konsulter. De sa, titta på det här för det är annorlunda i P4, den här rutinen är borta, eller den heter såhär istället.”
Uppdateringen fick göras helt på distans på grund av pandemin och de har fortfarande inte träffat konsulterna i verkligheten. Margaret menar att den här formen med digitala möten inte längre är ett hinder. Det har varit smidigt med alla möten och det sattes upp en parallell miljö för test.
Det blev bättre med återkopplingen när de bytte till KR System som åf. Margaret berättar att ”Oavsett om vi får svaret ”Nej, det går inte” eller Du kan trycka på den här knappen så funkar det” eller ”Det kostar XXX kr”, så har vi i alla fall fått det svaret. Tystnad är det värsta som finns,” säger hon och avrundar intervjun med att konstatera: ”Ibland får vi också input t.ex. ’Man kan göra så här också’ och det är jättebra. Vi är supernöjda med den hjälp vi får av KR System. ”
Kort om Robota
Robota är ett agentur- och grossistföretag och erbjuder kvalitetsprodukter inom värme, vatten och avlopp, med både färdiga och skräddarsydda lösningar. Sedan 2006 ingår Robota AB i teknikhandelsbolaget Indutrade AB som är noterat på Stockholmsbörsen.
Se hemsida https://robota.se/
