Med erfarenhet av över 700 installationer, däribland hos Eolus Vind AB, är vi medvetna om vilket omfattande arbete det är att installera ett nytt affärssystem i en pågående verksamhet. Därför vill vi dela med oss av 5 tips som vi vet bidrar till en lyckad installation av nytt affärssystem.
- Förstudie om behov i verksamheten
Ta en ordentlig titt på vad som behövs i verksamheten inom en tidshorisont av 5-10 år. Gör en förteckning (kravspecifikation) och fundera över avgränsningar – vad måste fungera vid driftsstart/vad kan lösas senare. Med en muntlig genomgång av svaren tillsammans med leverantören, rätas eventuella frågetecken ut och missförstånd minimeras. - Planering av resurser för projektet
En nyinstallation kräver personal som har tid och kunskap, såväl från din egen verksamhet som från leverantören. Den dagliga verksamheten ska kunna ske löpande samtidigt som uppgifter inför nyinstallationen utförs. Det kräver att rätt personer deltar i rätt uppgifter. Det är ofta är nyckelpersoner i ditt företag som behöver ingå i projektgruppen. Fundera över hur dessa personer kan avlastas under tiden för projektet och hur andra medarbetare kan bidra. Att följa en väl utarbetad projektplan underlättar. - Täta avstämningsmöten
Det kan tyckas självklart, men om du inte har planerat in avstämningsmöten i ditt projekt är det lätt att tiden springer iväg, med kostnad och ineffektivitet som följd. Genom att regelbundet ha avstämnings-/styrgruppsmöten med rätt personer, styrs projektet stadigt mot målet. - Tydlighet
Be leverantören ta fram en agenda med frågeställningar och mål med kommande veckors arbete. Det blir enklare att förbereda sig och få med rätt personal på mötena. Det innebär att det blir effektivt när mötet hålls. Det blir också enklare att kontrollera att alla faktiskt hanterat det som planerats och beslutats om och att det går framåt i projektet. Utan planering riskerar mycket tid att gå åt till diskussioner som inte berör alla. Med planering undviks att ta allas tid i anspråk, liksom att lägga tid på fel saker och missa det som måste ske. Avsluta mötena med att sammanfatta och dokumentera uppgifterna som ska ske härnäst. - Trygghet
Vi tror att det är viktigt att både kund och leverantör har en bra magkänsla inför samarbetet. Vi sticker inte under stol med att det är ett stort arbete att implementera ett nytt affärssystem. När du känner trygghet med den andra parten blir jobbet både roligare och enklare att utföra. Det är något även Jonas Andersson på HerbertNathan&Co skriver i sin erpblogg:
”Val av partner för implementering har alltid varit en viktig del i upphandlingen, men den kommer att bli alltmer viktig framåt.”