Från ett företag till börsnoterad koncern – med Pyramid som affärssystem
En styrka hos Pyramid är att systemet växer med kundernas verksamhet. När systemet förenklar stimulerar det tillväxt. Besparingar i tid och pengar som Pyramid ger, frigör resurser till tillväxt.
Gullberg & Jansson AB har på kort tid gått från att vara tre bolag, till att idag ha en 23-användarlösning i Pyramid och flera dotterbolag. De har integration mot Ongoing tredjepartslager, digital mottagning, tolkning och registrering av leverantörsfakturor, Pyramids e-handel B2B, integration med e-handel för privatkunder, tidredovisning och mobilapp för servicepersonal på fältet.
Det blir både enkelt och kostnadseffektivt att samla flera olika verksamheter i samma ekosystem. Tack vare Pyramids bredd, kan kunskap och rutiner inom organisationen bibehållas. Medarbetarna hjälps åt över gränserna och fokus kan läggas på verksamheten och mindre på administration.
I reportaget berättar Mikael Argelius, Inköpschef, Charlotte Malkolmsdotter, Redovisningsansvarig, hos Gullberg & Jansson och Björn Ershagen, Utvecklare på KR System i Malmö, om hur Pyramid följt med i verksamhetens tillväxt till idag när Gullberg & Jansson är en koncern med 12 bolag.
Helhetsperspektiv och synergieffekter i koncernen
Mikael Argelius, Inköpschef på Gullberg & Jansson of Sweden berättar att det bara var ett bolag år 2016. Direkt när de förvärvade första bolaget skapades koncernen och de bytte affärssystem i det nya bolaget. De senaste två åren har de förvärvat två nya bolag och startat två interna bolag. Mikael säger ”Det var naturligt att byta till Pyramid i de andra bolagen och det har aldrig varit något hinder. Det har gått smidigt att byta affärssystem i de andra bolagen.”
Charlotte Malkolmsdotter som är redovisningsansvarig, använder Pyramids ekonomi- och redovisningsfunktionalitet. Hon håller med och säger, ”När man gjort någon lösning i ett bolag är det lätt att använda i ett annat bolag.”
Charlotte gillar att hon i Outlook med en enkel lösning kan spara pdf:er till rätt mapp med knappar. För digital mottagning, tolkning och registrering av leverantörsfakturor använder hon KR Systems produkt My Invoice Buddy (MIB). Hon hade ett möte med KR Systems konsult Ottilia Gustafsson och fick snabb hjälp att få in Schenker i MIB. ”När jag förstod att det gick att överföra till andra bolagen tänkte jag ’Wow varför har jag inte gjort det här tidigare’.”
Tredjepartslager – Ongoing
Tredjepartslager har de använt ända sedan början. ”Det blev möjligt genom Pyramid och att vår lagerleverantör bytte till Ongoing som är lättare att göra integrationer mot. Med Ongoing kan vi lägga in i fler nya bolag i koncernen och det blir enkelt eftersom vi kan lägga upp alla företag med liknande inställningar,” säger Mikael.
Björn Ershagen, Utvecklare på KR System berättar att han tog fram integrationen i ett nära samarbete med Mikael Argelius från Gullberg & Jansson och medarbetare på Ongoing. För att lösa det snabbt och smidigt var hela gruppen med i korrespondensen. Nu har Gullberg & Jansson tre bolag som använder samma kod.
Björn berättar kort om lösningen: ”Det finns ett mappningssystem för att koppla ihop systemen. Pyramid skickar order och inköp till Ongoing WMS. Ongoing kontrollerar order-/inköpsstatus och triggar ut- och inleveranser i Pyramid. Rätt serienummer hämtas fram när en leverans görs. När en order inte kan levereras i sin helhet direkt, hanteras restorder i systemet. I bakgrunden finns en PTC-tjänst i Pyramid, som gör att allt är automatiserat.”
Integrationen i Pyramid Business Studio mot Ongoing WMS ger en bättre kontroll på lagret och stärkt spårbarhet. Med automatiserade processer blir det dagliga arbetet snabbare och effektivare.”Det är åt detta hållet som fler verksamheter går. Man fokuserar sin verksamhet på det man är bra på och lämnar lagerhållning åt företag som är bra på det. Lager är kostsamt och genom att outsourca sådana bitar, blir det billigare och smidigare,” säger Björn.
Service och B2B e-handel genom Pyramid affärssystem
Pyramids e-handel använder de som en B2B e-handel i dotterbolaget Gullberg & Jansson of Sweden AB. Efter feedback från sina återförsäljare om att det var en utmaning att sköta service/underhåll samt ha lager för reservdelar, startades nya bolaget Gullberg & Jansson Service & Installation. Det har gjort det möjligt för återförsäljarna att fokusera på försäljning.
Gullberg & Jansson of Sweden sköter lagret och levererar till Gullberg & Jansson Service & Installation. Med Pyramids modul Serienummer/Serviceorder har de koll på sina reservdelar och underhåll. Pyramid Importrutiner används för att sköta order och etiketter och för att integrera mot annat säljverktyg som de har. Det gör att de kan kommunicera mellan bolagen. Bolaget Gullberg & Jansson Service & Installation ska använda Mobil arbetsorder för att ta hand om garantiärenden, monteringar odyl.
Pyramids PTC-tjänster sköter bakgrundsjobb. ”Den gör sånt möjligt som man inte tänker på. Till exempel sköter den valutauppdateraren, filflyttaren och automatisk e-posthämtning, osv. Mycket smidigt!” tycker Mikael.
Webblösningar är framtiden
Mikael och Charlotte berättar att de framöver vill gå över till Pyramid på webben, för att kunna jobba mer lokalt på datorn. Förhoppningen är att till 2024 få så många medarbetare som möjligt att jobba via webben fullt ut. ”Vi blev positivt överraskade över att det ser ut som i vanliga Pyramid. Det gör att vi ska kunna ta bort fjärrskrivbordet helt framöver.” säger Charlotte.
Den nära kontakten med KR System är värdefull
Mikael lyfter fram fördelen med närheten mellan KR System och leverantören Vitec Unikum. ”Ett exempel är när vi tittade över vår FIFO-hantering, då var Vitec Unikum bra med sin support.”
Både Mikael och Charlotte nämner fördelen med att ha flera kontaktytor hos KR System. ”Det funkar bra att ta olika delar med olika konsulter, utvecklare, tekniker. Vi pratar med Sandra Svantesson, Anders Ilg, Ottilia Gustafsson, Mikael Pålsson, Patrik Andersson, med flera på KR Systems Malmökontor. Att inte fastna på att det bara finns en projektledare är en fördel,” enligt Charlotte. Hon säger avslutningsvis, ”Jag tycker att det är bra återkoppling och vi får förslag på lösningar, även sådant vi inte själva tänkt på att vi behöver förändra.”
Gullberg & Jansson AB
Gullberg & Jansson har som affärsidé att utveckla, marknadsföra och distribuera produkter med fokus på miljösmarta lösningar för privat och kommersiellt bruk. Huvudprodukter finns inom grönyte-, energioptimering samt hem- och utemiljö. Verksamheten bedrivs via flera dotterbolag, aktiva på den nordiska marknaden.
Se hemsida www.goj.se
