Pyramids tillverkning håller måttet för C/O GERD

Pyramid ger trygghet vid hantering av recept och formula

Flera kunder som KR System hjälper, använder affärssystemet Pyramid Business Studio för hantering av sin materialplanering och produktion för olika typer av tillverkning. I detta reportage berättar vi om hur hud- och hårvårdsbranschen kan använda produktionsplanering och tillverkning i Pyramid Business Studio. Läs om nyttan av en ingredienslista och spårbarhet i affärssystemet, baserat på vår kund C/O Gerds verksamhet.

En reglerad bransch med krav på spårbarhet

Företag som producerar hud- och hårvårdsprodukter regleras av myndigheter för att säkerställa innehåll och kunna lokalisera var produkterna har sålts. Affärssystemet Pyramid Business Studio hjälper till att hålla koll på ingredienser i olika enheter, blandning av fomula, samt styra en variation av måttsatser för fyllnad i tuber och burkar av halvfabrikat. Spårbarhet, lager/batch-hantering, kostnadsuppföljning i redovisning, samt statistik ger kontroll över verksamheten. Dokumentation och studior ger möjlighet till snabb granskning.

I reportaget berättar Jörgen Larsson, Verksamhetskonsult på KR System i Stockholm och Johan Wiklund, VD på C/O Gerd om hur affärssystemet Pyramid Business Studio kompletterat med kundspecifika lösningar och integrationer fyller C/O Gerds behov för verksamheten.

C/O GERD tillverkar naturliga produkter

Anna-Lena Rippert Wiklund och Johan Wiklund är syskonparet från Jokkmokk som 2008 grundade sitt eget skönhetsmärke, Care of Gerd. De tar tillvara på Lapplands naturliga resurser och framställer ekologisk hudvård.

C/O Gerd har en fabrik med tillverkning och lager samt många prislistor. Försäljningen är riktad både till B2B och B2C. Med hjälp av Pyramid Business Studio och några kundspecifika lösningar samt integrationer har de skapat ett flöde som ger dem kontroll över sin orderbeläggning, tillverkning, uppföljning och redovisning.

75319181_1048114255521021_6901047630976571172_n

Pyramids funktionalitet stödjer tillverkningsflödet

Mängden funktioner i Pyramid bidrar till smidiga rutiner och tydlig överblick över tillverkningsprocessen. C/O Gerd använder flera av funktionerna, exempelvis:

  • Artikelregister med inleveransenheter, prissättning odyl
  • Order/Lager/Inköp med spårbarhet, lager/batch och behovsanalys, rapporter och estimering av inköp
  • Materialplanering med produktionsplanering genom tillverkningsorder, kostnadsbokföring, behovsanalys och inköpsplanering
  • e-handel via Askås med synkroniserad produktdata
  • Statistik för månadsrapporter, uppföljning av försäljning i kundtyper i olika segment
  • Kund- och leverantörsreskontra
  • Redovisning med bokföring, Produkter I Arbete, Likviditetsprognos

Order och behovsanalys ger överblick
över kommande tillverkning

Företag som tillverkar hud-/hårvårdsprodukter kan ha försäljning till ett brett spektrum av kunder. Beställningar kan komma från Spa-anläggningar, fotvårdsföretag, frisörer, hotell, skönhetsbutiker samt apotek och privatpersoner. Order kan också komma från företagens egna säljare som förser butiker med olika produkter.

C/O Gerd som använder Askås e-handel med koppling till Pyramids orderhantering, får dels in beställningar via e-handeln och dels via order som registreras direkt i Pyramids orderrutin.

Pyramids Behovsanalys finns i modulen Order/Lager/Inköp och utökas med fler funktioner när modulen Materialplanering finns installerad. Genom att använda Pyramids Behovsanalys går det enkelt att se hur många order som har registrerats per produkt. Det ger en överblick över vilka produkter som ska tillverkas, samt vilka råvaror som ska beställas.

Inleveransenhet ger kontroll över mängd och kostnad

Vid tillverkning används ofta flera ingående artiklar. För olika produkter kan olika stor mängd av en artikel krävas. Det är viktigt att kunna hantera leverantörens förpackningsenheter för att få en korrekt kostnad, till exempel om inköp görs i enhet Dunk och enhet Kilo används i produktionen. Olika inleveransenheter registrerade i Pyramids artikelregister bidrar till rätt enhet i tillverkningsordern.

“Inleveransenheterna ger C/O Gerd kontroll över att råvarorna registreras in med rätt inköpspriser och att det blir rätt kostnader på produkterna.” berättar Jörgen Larsson, KR Systems verksamhetskonsult.

Blandning av olika innehåll och fyllnad av olika förpackningar styrs i tillverkningsordern

Med Pyramids modul Materialplanering (MPL) skapas produktstrukturer för tillverkning. För hud- och hårvårdsprodukter används tillverkningsorder (TO) för olika delmoment. C/O Gerd arbetar med separata tillverkningsorder för blandning respektive fyllning av försäljningsförpackning.

En så kallad Blandnings-TO (formula eller halvfabrikat) kan innehåller flera artiklar t.ex olika eteriska oljor odyl som ingår i recepten. Här styrs hur mycket av varje material som behöver användas. Genom att dra nytta av Pyramids funktion för att kunna skala upp decimaler, är det möjligt att få med en väldigt liten mängd av de ingående artiklarna i varje blandning.

Med satsstorlekar i Pyramids rutin 570 Produkter kan du enkelt skala upp eller ner tillverkningen, utan att ändra i produktstrukturen och receptet. Om du exempelvis omvandlar mängden från 50 till 100 liter justeras receptet automatiskt efter satsstorlek.

När de olika försäljningsprodukterna ska fyllas med halvfabrikatet, som producerats tidigare, används Fyllnads-TO. Fyllnads-TO består av en produktstruktur innehållande halvfabrikatet samt förpackningsmaterial.

Spårbarhet bidrar till säkerhet för konsumenten

Med Pyramids modul Lagerplats/batch är det enkelt att särskilja råvarulager från färdiga produkter. Försäljningsprodukten märks med batchkoden som registreras i produktionen för spårbarhet.

Ingredienslistan – viktig vid granskning av innehåll

Som tillverkare av hud och hårvårdsprodukter regleras C/O Gerds produkter av Läkemedelsverket. Produkterna testas noga och granskas efter vissa regler för att säkerställa att produkterna följer kosmetikaförordningen. Spårbarhet krävs för att kunna hitta och vid behov stoppa en batch. Pyramids rutin 510 Tillverkning, med viss anpassning av KR System, ger möjlighet att uppfylla läkemedelsverkets krav på spårbarheten. Produktstrukturen i Pyramid blir produktens ingredienslista. Den gör det enkelt att snabbt analysera innehållet och ta fram detaljer vid granskning.

Dokumentation enligt läkemedelsverkets regler

Ett recept är en hel produkt som har satts ihop av Fyllnads-TO och Blandnings-TO hos C/O Gerd. Detta recept dokumenteras i Pyramid. Det används som ren intern dokumentation och kan användas vid behov och visas upp för apotek eller läkemedelsverket.

“För att underlätta utskrift av dokumentationen för C/O Gerd har vi gjort en skrivarkoppling för batch-utskrift”, säger Jörgen Larsson, KR Systems verksamhetskonsult. “Med automatik skapas en PDF i ett filarkiv. PDF:en innehåller dokumentation om vilka artiklar som har använts i blandningen för respektive tillverkningsnummer.”

Produkter I Arbete

Med Produkter i arbete menas en eller flera lagertillgångar som ett företag har tillverkat. Företag som har linjetillverkning, exempelvis som C/O Gerd, har ofta ett flertal produkter som ännu inte är färdiga vid avstämning av lager. Sådana produkter kan inte redovisas som en färdig produkt, utan redovisas i stället som Produkter I Arbete.

I redovisningen innebär det att lagerkostnaden och tillverkningskostnaden för produkter i arbete måste beräknas.

”Det är väldigt bra att vi kan kostnadsbokföra vid tillverkning och direkt se i redovisningen vad som ligger i Pyramids PIA (Produkter I Arbete). Det är på en väldigt avancerad nivå.” säger Johan Wiklund, på C/O Gerd.

Statistik och tickers – bearbeta rätt marknad och ha koll

För att producera rätt produkter till rätt kostnader kan Pyramid Statistik och tickers som skapas via Pyramids Infostudior användas.

I Pyramid Redovisning kan kontouppföljning användas. C/O Gerd jobbar mycket med att presentera redovisningens siffror grafiskt för att snabbt få en bild över likviditet och orderingång.

My Invoice Buddy – för effektiviserad leverantörsfakturahantering

I ett litet företag med många leverantörer, artiklar och produkter att hålla reda på, underlättar automatisk hantering i arbetet. KR Systems produkt My Invoice Buddy används för tolkning av leverantörsfakturor och underlättar hanteringen av inkommande fakturor av råmaterial. För C/O Gerd innebär det tidsbesparing att slippa att manuellt registrera in leverantörskod, fakturanummer, datum, fakturabelopp osv. säger Jörgen Larsson, KR Systems verksamhetskonsult.

Så tycker C/O Gerd om Pyramid och KR System

KR System hjälpte C/O Gerd att ta fram och skapa en tydlig produktionsplanering och tillverkningsprocess för deras verksamhet. Johan Wiklund, VD på C/O Gerd berättar:

”När det gäller lager och produktion ger Pyramid oss en enorm säkerhet i att priser och råvaursättningar är rätt. Inköp kan läsas in och vi kan enkelt kan få ut statistik via Pyramids studior. Det har hjälpt oss i produktionsplaneringen. Pyramid är också jättebra för vår hantering av recept och formula. Rutin 510 Tillverkning, med viss anpassning av KR System, har gett en trygghet i att vi kunna uppfylla läkemedelsverkets krav där spårbarheten är viktig. Vi har en ingredienslista som gör det enkelt att djupdyka i innehållet och snabbt få ut alla detaljer, exempelvis vid granskning.”

KR System gjorde en väldigt bra analys av vad vi behövde för vår verksamhet. Jag upplevde Jörgen Larsson och Emma Lindgren som seriösa och de fick vårt förtroende.” säger Johan. På frågan hur KR System är som återförsäljare svarar Johan:  ”Vi har bara ros. Det är en trygghet att de återkopplar och hittar lösningar åt oss. Kan varmt rekommendera dem.”

Kort om C/O Gerd

Johan Wiklund och Anna-Lena Rippert Wiklund är syskonparet från Jokkmokk som 2008 grundade sitt eget skönhetsmärke, Care of Gerd. De tar tillvara på Lapplands naturliga resurser och framställer ekologisk hudvård. Strävan är att alltid vara i symbios med naturen och använda den hållbart. De vill också skapa en medvetenhet dvs. ”Det jag gör själv, har en påverkan.” Skönhetsprodukterna säljer de runt om i Skandinavien, samt Japan och Belgien.

Se hemsida https://careofgerd.se/

2020 fick C/O Gerd Icas Entreprenörspris – Årets lokala hjälte. Läs mer här

Börja skriv och tryck ENTER för att söka