Berlex bytte webblösning och uppgraderade till Pyramid 4 i samma veva

Snabb och smidig uppgradering inklusive integration av webblösning

Berlex har haft Pyramid Business Studio som affärssystem sedan 2004 och över tid har deras verksamhet utvecklats. Inför årsskiftet 2019/2020 konstaterade de att verksamheten behövde ny lagervärderingsmetodik och bokföringsstyrning – omgående. De ville även passa på att byta webblösning i samma veva. Slutsatsen blev att uppgradera affärssystemet till Pyramidversion 4 samt utöka med en del kundspecifika lösningar och en integration mot webblösningen Webbutik Flex från Svensk Webbhandel i samarbete med KR System.

I detta reportage kan du läsa om vikten av resurser och samarbete i projekt som får verksamheter att utvecklas.

Madeleine Almén, Webb- och Marknadsansvarig på Berlex i Stockholm, och Claes Johansson Försäljningschef på Berlex i Kungälv, tog hjälp av Anna Isaksson och Linda Aspling, KR Systems verksamhetskonsulter i Göteborg, samt Pelle Jonsson, Projektledare / Affärsutvecklare på Svensk Webbhandel.

Tydlig plan och nära samarbete är A och O

Med bara några veckor på oss att uppgradera till Pyramid 4, lades projektplanen upp. KR Systems konsulter tillsammans med Svensk Webbhandels utvecklare/designers och Berlex personal organiserades i två team:

  • ett team som uppgraderade till Pyramid 4
  • ett team som drev webbprojektet samt byggde webbutiken

Mellan teamen fanns tydliga kontaktpersoner som höll ihop trådarna. De såg till att bland annat inställningar i Pyramid samordnades för de två projekten. Regelbundna avstämningsmöten hade bokats in för de olika teamen för att fånga upp oförutsedda frågeställningar.

Att projektet löpte på så smidigt berodde dels på den tydliga projektledningen och det nära samarbetet, dels på att alla parter hade avsatt tillräckligt med resurser och tid.” säger Pelle Jonsson, Projektledare / Affärsutvecklare, på Svensk Webbhandel.

En uppgradering kan gå snabbt – om man tillsätter resurser

”Tack vare planering och samordning, det nära samarbetet och tillräckliga resurser från samtliga parter gick allt enligt plan och uppgraderingen blev klar i tid”, säger Anna Isaksson, KR Systems verksamhetskonsult i Göteborg som var ansvarig för uppdatering av affärssystemet från Pyramid 3 till Pyramid 4.

KR System är helhetspartner åt Berlex, dvs både sköter systemdrift och backup. Därför gick den delen extra snabbt och smidigt att utföra.

Några av stegen i projektplanen

  • Berlex och KR System rensade bland anpassningar och städade register för att få en renare databas.
  • KR System testkonverterade inför uppgraderingen.
  • Berlex personal utbildades av KR System – om skillnaderna mellan Pyramid 3 och Pyramid 4.
  • KR System utbildade även om den förändrade hanteringen för Serviceorderregistrering och för omvandling av offert till order.
  • Berlex samtliga avdelningar fick sedan möjlighet att köra tester och ställa frågor.
  • Slutligen hölls en uppsamling med hela personalen på Berlex med lite genomgång igen, dvs utbildning och frågestund.

Fördelning av tid och resurser

“Ett så här stort projekt hade inte fungerat utan att kunden också avsatt resurser för att utföra sina delar i samarbetet,” säger Anna Isaksson, KR Systems verksamhetskonsult i Göteborg.

Berlex hade avsatt både tid och resurser för att utföra mycket förberedande arbete inom företaget innan årsskiftet. Dels var det mycket ny information, kundavtal bakom med artikeltexter, filmer och produktblad som krävdes för den nya webbsidan och dels var det nyheter kring lagervärderingsmetodiken och bokföringsstyrning som behövde förberedas. Deras arbete var avgörande och innebar att projektet kunde slutföras i tid.

Inställningar i Pyramid mot Webbutik Flex

Berlex gick över från Pyramids e-line till Svensk Webbhandels lösning Webbutik Flex, för att kunna visa mer information och hantera kundtjänst på annat sätt. ”För Berlex var fördelen att de kunde använda mycket data från Pyramids e-line i den nya lösningen. I samband med konverteringen till Flex  så fick Berlex tillgång till ett CMS system för sin webbshop. En funktion de saknat i Pyramid e-line”, berättar Linda Aspling, KR Systems verksamhetskonsult i Göteborg.

  • KR System konverterade befintlig e-handel till nya register i Flex.
  • Artikelhanteringen förenklades och förkortades tack vare kopplingen till Flex.
  • Inställningar i Pyramid förenklades. Viss hantering lyftes ut till Flex.
  • Innehåll från befintliga produkttexter och produkter från Pyramid e-line kunde konverteras in till Flex.

Om du är intresserad av en liknande lösning för din verksamhet är du välkommen att kontakta Linda Aspling, Verksamhetskonsult i Göteborg på 010-130 19 00, linda.aspling@krsystem.se.

Så tyckte Berlex om uppgraderingen och nya webben

”Det nära samarbetet har gått smidigt. Linda Aspling (KR System) och Pelle Jonsson (SWH) har varit lyhörda för alla våra önskemål. Deras kompetens har gjort att de har kunnat leverera anpassningar till vår verksamhet som vi är mycket nöjda med.” säger Madeleine Almén som ansvarade för att ta fram den nya webblösningen tillsammans med Svensk Webbhandel och KR System.

”Jag är nöjd och tycker att det fungerade väldigt bra med samarbetet vid uppgraderingen. Alla medarbetare och samarbetspartners i projektet var väldigt engagerade och medverkade till att resultatet blev så bra.” säger Claes Johansson som var samordnare för hela projektet för Berlex del.

I reportaget:

Madeleine Almén, Webb- och Marknadsansvarig på Berlex i Stockholm
Claes Johansson Försäljningschef på Berlex i Kungälv
Pelle Jonsson, Projektledare / Affärsutvecklare på Svensk Webbhandel
Anna Isaksson verksamhetskonsult på KR System i Göteborg
Linda Aspling, verksamhetskonsult på KR System i Göteborg

Kort om Svensk Webbhandel AB

Svensk Webbhandel som finns i Hofors, Sundsvall och Stockholm utvecklar användarvänliga webbutiker med koppling direkt till bland annat affärssystemet Pyramid Business Studio. De levererar helhetslösningar för webbhandel och gör anpassade webbutiker där de utgår från att varje kund är unik och har unika behov. De hanterar tekniken bakom din webbutik och bygger starka kopplingar till trygga betalningslösningar.

Se hemsida https://www.svenskwebbhandel.se/

Här kan du läsa Svensk Webbhandels blogginlägg om Berlex

Kort om Berlex AB

Berlex AB är ett företag som tillverkar, säljer och hyr ut vägavstängningsmaterial och trafiksäkerhetsprodukter.

Se hemsida https://www.berlex.se/

Berlex AB - logo

Börja skriv och tryck ENTER för att söka